从大项目到小任务,我如何一步步靠近目标

作为 《OmniFocus 入门与进阶》 的作者,经常会收到刚接触任务管理的读者提问:

项目中该怎么拆分成一个个动作?

每当我兴致冲冲地在 OmniFocus 中创建一个项目(Project),其实都是在心中立下的一个目标。若是项目时间跨度不大,或是自己较为熟悉,像是一次和父母的旅行,倒能仅在 OmniFocus 中,就安排妥当。

但遇上少数派的付费教程,或是一门专业课程,这样持续数月、过程复杂的项目, 一个虚无缥缈的目标,如何变成一个个可执行的动作, 就成了困扰我的一大难题。

OmniFocus 的无限层级动作组给了我自由,但却不能直接帮我们合理地列出可执行的动作。对项目的分割和进度管理,是 OmniFocus、Things 这类任务管理工具天生的弱项。

如果想有力地推进项目,实现自己心中的目标,就要 在年、月、周这三个时间维度 中, 一步步将看似庞大的项目,化为切实可做的任务。

年:用甘特图把握全局

当我们立下一个目标时,最紧要的事是问自己三个问题 :

  1. 什么时候开始?
  2. 什么时候结束?
  3. 会经历哪几个阶段?

或主动或被动,我时刻都能感受到 「时间是有限的资源」 这句话有多么透彻。

对于单个项目而言,我永远不可能投入自己所有的时间。所以在立下目标之时,就要 明确项目的开始日期与结束日期 ,保证它不会因为其他事情延期开始,也不会不断地拉长战线,一直结束不了。

就以即将更新的 《OmniFocus 入门与进阶》 为例。查看了日历上十一月的行程安排,和编辑文刀漢三商量之后,决定将教程上架时间设定为十一月下旬。

对照日历明确开始与结束日期

如果是商业项目,通常会有刚性的 结束时间 。比如一年一期的新 iPhone 的开发和量产,一定要在九月的发布会前完成,逾期就意味着项目失败。但是对于教程的更新来说,不存在硬性的结束日期,只要根据准备的内容按部就班的完成更新即可。

教程的不同阶段

而项目的 持续时间 ,就取决于它经历的每个阶段的长短。一口气将目标划分成单个可执行的动作,是非常有难度的。但是将项目所经历的阶段,大致地划分出来,相信每个人都可以做到。具体到新 OmniFocus 教程,它其实可以根据内容被封为正文的六章,加上前言与后记。而每一章就是一周时间。

想清楚项目的开始、结束日期以及其中的阶段后,就可以借助 甘特图 来帮助我直观地查看。甘特图是一种常用于项目、工程管理的工具,用来展示项目的时间计划和进度(如果你不了解甘特图,可以看看这篇文章)。而我习惯在OmniPlan 中画甘特图。

通过甘特图安排项目

绘制甘特图的过程,其实也是 再次调整时间安排的机会 。教程计划从十一月底开始更新,但是我已经计划好十一月上旬和父母出行旅游。这意味着,我必须在十一月之前就准备好教程的前三章,所以项目的开始时间相应地提前了两周。

对于一个持续数月的项目,我很难一步想清楚所有的任务,并列出清单。但通过甘特图,就能 将一个大项目转换成几个清晰地小目标

第一阶段小结:

目的: 确定项目的开始、结束时间,划分任务阶段;

工具: 日历用于查看事件,OmniPlan 用于绘制甘特图;

成果: 项目的甘特图。

月:用日历视图梳理阶段中的任务

将项目切割成多个阶段,让之前只存在于豪言壮语中的目标变得现实了一些。而项目的一个阶段可能会持续数周,即使再向下切割,有可能也不是立即可做的动作。

在一次某门课程的写研究报告阶段,我照例用 OmniFocus 来分割任务。将「写学期报告」列成编好处理数据的脚本、制作图表、写数据分析文字稿、排版这四步。但实际上这每一步都不是一天之内就能完成的。而由于 Deadline 的存在,每一步最多能花的时间有限,我该怎么去组织它们呢?

在 OmniFocus 中对项目和动作都可以设置「推迟至」和「到期」日期,但如果动作不是真的有这两种时间属性,我 非常不赞同 使用这两项功能。推迟至日期会让动作「消失」在透视中 1 ,而虚设的到期日期会让我变得不在乎到期提醒,而且随意设置的到期日期,逾期后又要手动再调整一遍。

OmniFocus 注重聚集和提醒动作,想要对一连串任务进行排期,我想到了最常见,也最合适的 日历

在 Notion 中安排日程

日历上的事件应该是一定要发生的事情,如果在自己日常使用的日历中安排任务的日期,一旦出现延期,反而会让自己越来越不信赖日历。所以到我选择 在 Notion 中插入一个行内日历 。既能发挥日历视图的优势,又不会干扰到真正日历的使用。

在离交报告真正的 Deadline 之前,我有两个星期时间。刨去周末踢球、社交和做家务等琐事所占的时间,实际上我应该十天时间。当然这十天也不可能只做这件事,每一步的难度也有所不同。所以还要结合日历中的其他日程,对每一步规划出具体的时间。

相比在 OmniFocus 中设置推迟至和截止日来安排任务的执行时间,用日历更加直观,也更方便在出现变化时进行调整。

第二阶段小结:

目的: 确定项目各个阶段的具体执行日期;

工具: 在 Notion 中利用行内日历;

成果: Notion 中的日历。

周:用 OmniFocus 列出「本周待办」

经过前面的两步,目标已经被细分为以天为单位的任务。其实此时才进入到 OmniFocus 擅长的任务管理阶段。

我自己并不推崇「今日待办」清单,因为一天内的日程安排偶然性太大,同事或者上司的一次谈话,可能就会让清单上的任务无法完成。但如果以周为单位,如果今天的事被耽误了,明后几天可以减少一些娱乐的时间,来补上意外事件带来的影响。所以我希望能有一个「本周待办」的清单。

在我的 OmniFocus 中,存放着所有目前正在进行的项目。它们都经过从年到月的进行了分割,不过汇集在 OmniFocus 中后,习惯以周为单位安排日程的我,却很难一下子挑出一周内要完成的任务。

而在 OmniFocus 3 中推出了标签系统,特别是预览视图中支持添加一个标签 2 ,用来显示带此标签的动作,让我的 「本周待办」 列表成为可能。

ThisWeek 标签

在每周日完成安排新一周任务时,给希望在下周完成的动作加上  ThisWeek 标签,这些动作就会出现在预览视图的「今天」当中。加上预览中本来就能显示的「推迟至今天」和「截止至今天」两类动作,组成了一张 「本周待办」 清单。

这张清单加上自己设定好的透视,我就能在每天的学习工作中,真正做到聚焦当下。

第三阶段小结:

目的: 确定一周内的目标和任务;

工具: OmniFocus;

成果: 本周待办清单。

写在最后

对项目管理有经验的人一眼就能看出来,前文我提到的将目标划分为阶段,用日历展示项目进度,都是被普遍用于工程项目管理中的方法。它们弥补了任务管理不擅长的时间安排和进度展示,让 OmniFocus 有任务可管。

我每次面临一个新的项目时,都会觉得很难下手,不知如何开始。我想这种感觉,不大会随着时间就消失。但只要自己开始尝试,将它逐步按照不同的时间维度去切分,我就知道我一定可以靠近我的目标。即使再慢,也会前行。

预告

全新升级的 OmniFocus 3 教程将于明日(11.22)上线少数派付费栏目,之前购买过《OmniFocus 入门与进阶》教程的所有老读者,均可获得不同程度的优惠:

  • 2018 年 5 月 23 日之后购买《OmniFocus 入门与进阶》的读者,都可以 免费更新 到 OmniFocus 3 教程;
  • 2018 年 5 月 23 日之前购买的读者,都能以  3 折的优惠价格 升级到 OmniFocus 3 的教程。

敬请期待。

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