以 Notion 为原点,我打造了一套极简工作流 | 年度征文

编注:本文是「少数派 2019 年度征文活动」的入围文章,本篇征文的投稿赛道为:效率有心得。本文仅代表作者本人观点,少数派对标题和排版略作调整。

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前言

和无数被滥用的词一样,「极简」这个词现在也已经变成鸡汤的代名词了。长期关注的一位「极简主义者」(为什么加引号稍后说到)Manu Moreale 前一阵子写了几篇 Minimalism Guide ,他提到所谓的「极简」不关乎视觉、设计、美学──甚至不是一种生活方式,而是一种 「mindset」。我同意他。

想要把事情、物品、信息等最大程度地简化,保持干净、纯粹、有序,基于这种思维方式而产出的和视觉相关的东西可以被称作「极简设计」,和生活习惯有关的可以被称作「极简生活方式」⋯⋯ 它是一个过程,不是一个结果或形式。

关于极简,我自己的两个结论是:

  1. 极简的本质是极致的专注;
  2. 在今天,极简是为了高效,高效的本质还是专注。

当今时代,几乎没人能做到那种古典的、纯粹的「少」── 除非你生活在深山老林,与世隔绝。所以,今天你看到的和「极简」相关的话题大多是在探讨如何通过合理恰当的方式来管理自己生活的方方面面,物品、信息、事情、人际关系等等;但是,走得太远就容易忘记为什么出发,进而落入为了工具而工具、为了形式而形式的境地,这就是大多数谈论「极简」的营销号现在做的事。当然,有那么一群古典派在今天依然尽力保持纯粹的物欲上的少,活得简朴、单调,过着苦行僧般的生活⋯⋯我只能说,对自己好点,别一不小心把「极简」弄成「简陋」。

和艺术家一样,几乎没有哪个人是「成为」极简主义者的;他天生就活成了这个样子。一个没有极简思维方式的人,即便生活在简单、干净、纯粹的环境中,他也不能算作一个「极简主义者」;而一个拥有极简思维方式的人,哪怕生活中多姿多彩、丰富庞杂,他也是「极简主义者」⋯⋯ 总之这是一个误导性很强的词语,我们还是尽量少用它吧。

对我个人而言,一直以来就喜欢简单、干净、纯粹,但不知道怎么概括这一套东西,直到几年前我意识到或许用「极简」这个词再恰当不过。所以当你看到这个标题时希望没有被误导,所谓「极简生活」是过去的一年我基于极简的思维方式在生活中方方面面的探索过程中的一些思考、方法和工具。

一款改变生活的软件

2018 年之前,每年的年度计划我都使用 Typora 来做。通过文本层级来分类,通过列表来排序,通过样式来标记⋯⋯它大概长下面这个样子。(顺便一提,Typora 是我现在使用的唯一一款 Markdown 写作工具,它可以让我专注写作本身,而不花费过多心思去关注格式和其他。)

直到 2018 年初接触到 Notion ,将年度计划搬运到了 Notion 。又经过一年的使用摸索,到了 2019 年,Notion 已经成为了我工作生活中的重要角色。用它记录灵感,管理目标,分配计划,整理归档⋯⋯我把周记月记搬进了 Notion ,我把知识库搬进了 Notion ,我把物品搬进了 Notion ,我甚至把喜欢的女优和作品也搬进了 Notion 。

总看到有人说 Notion 是一款「笔记应用」,求求大家不要再把它说成什么「笔记应用」或「任务管理软件」了。我觉着它甚至不能被划分到某个具体的分类中,它提供的是一些形式,至于怎么用则取决于使用的人。在我看来,它是一个大世界。

「极简」体系

在此处需要先简单交代一下我自己的情况。由于自己兴趣比较广泛,思维比较活跃,所以除了每天 8 小时的上班时间,工作之外还有太多太多的事要做。因此,合理权衡时间和精力,高效管理目标和任务,对我来说是至关重要的。支撑在背后的是一整套以 Notion 为核心,围绕自己兴趣爱好的运作体系——我管它叫「极简」体系。

在写这篇文章之前,我一直在构思该用什么样的形式把这套体系讲明白。因为每个维度都可以划分为多个种类,而维度之间又是相互交叉的。

  • 从内容上来讲,可以划分为:科技、开发、设计、影视、摄影、音乐等方面
  • 从形式上来讲,又可以划分为:在线资料库、本地资料库、浏览器收藏夹
  • 从时间上来讲,又可以划分为:长期、年度、月度、每周、每日
  • 从方向上来讲,又可以分为:输入(学习吸收、信息获取)、输出(创作)

思来想去,要说明白这个事儿,这四个维度必须得穿插着来讲。首先,我的资料主要分布在 Notion、本地硬盘、浏览器收藏夹这 3 个地方,在每个地方又依据内容划分为各个方面。

三者的结构是基本对应的:Notion 用来对资料进行全面归档,Finder 则用来存放那些有收藏价值的、常用的、需要快速打开的文件,浏览器收藏夹则是那些在线工具和资源。

从 Notion 出发

先从 Notion 中的一个具体板块看起。以「影视」板块为例,它里面划分「灵感书创业板」「电影」「视频」「创作」四栏。其他兴趣板块也都遵循「灵感书创业板、资料库、创作」这样一个模板。「灵感书创业板」中是要实现的目标和想做的事,以及平时记录下的相关灵感;「资料库」是对吸收来的知识的总结归档(考虑到「电影」和「视频」稍有不同,各自下边的内容又有很多,所以在「影视」板块中将两者拆分开来);「创作」则是对输出的项目和知识的总结归档。

事实上,在此之前「灵感书 创业板」是各兴趣板块之外的一个独立板块,在它下面再划分为每个兴趣各自的「灵感书 创业板」。但我在这个春节假期整理时意识到,每个兴趣的「灵感书 创业板」其实都是与各自的「资料库」和「创作」紧密连接的,所以全部移到了各自的板块之下。

从上至下,逐级细化,化整为零

接下来,按着时间顺序看一下这套体系是如何运作的。

每年年终,我会从各自的「灵感书 创业板」中提取接下来一年预计有能力实现或完成的目标,到每年的年度计划中。每年的年度计划存放于一个单独的「年度计划与总结」板块之下。制定新计划的同时,还会对上一年总结归档。当然,有时候可能不止一年──接下来两三年基本确定要做的事则提前记录汇总在相应的年份。

在每一年的年度计划中,又大体分为「年度计划」、「月度计划」、「本周计划」三栏。「年度计划」分栏下与各兴趣板块大体对应,「月度计划」分栏下是根据「年度计划」细分到每个月的任务和目标,「每周计划」则是更加细化的每周要做的事。

过去的这一年,随着对 Notion 使用的逐渐深入,它除了起到一款工具的作用,反过来又促使我进行更全面的思考,激发出更多的灵感,帮助我不断完善这套体系。比如,任务和目标语句的编写遵守两个原则。首先, 要将目标落实到具体行动,最终描述为一句可执行的操作 。基于此,三栏的格局如下:

  1. 年度计划 :对本年的一些总体目标的概括性描述,如对于日语来说是「参加 JLPT 考试,并获得证书」;
  2. 月度计划 :必须是可执行的具体行动和量化的目标,同样以日语为例,到了这里就得是「完结最后一个单元」;
  3. 本周计划 :根据每天的时间配额,进行更详细的安排。

在此之前,语句编写没有规则,目标不明确,可执行性不强,结果就是目标和任务无法验收。

除了让任务和目标更加清晰明确,另外一点就是认识到自己的局限性。比如时间上的局限性。2019 年,每当脑海里产生了一个想法和目标,总是快速把它安排在某个时间内;而实际上,从整体规划来看,并没有留给这件事充足的时间,可能就一拖再拖,最后成为累赘。所以,在制定 2020 年计划时,我大幅压缩了任务和目标。保持专注,做好主要的事情。也就是第二条原则: 根据时间、精力的实际情况去制定任务,不给自己挖填不上的坑

比如,在我的时间规划中,每天下班后学习 1 小时日语,每个课时分为三个阶段,每个阶段大约需要 1 小时,所以本周的日语学习计划可能就是这样:

基于时间规划任务──而不是像「本周完成两个课时」这样──基于任务,强行将其塞入时间内。这样一个转变,让我在完成任务时更加游刃有余。其实这样安排也是相对饱和的,因为没有考虑到可能由于其他事情当天任务无法完成的情况。这又涉及到优先级问题,在后面会谈到。

再回到时间线上。制定好本周计划后,落实到每一天,我则使用 HandShaker 和「闪念胶囊」打配合完成。任务管理类的优秀 App 有很多,但我最终还是选择使用这两款不那么高级的工具。原因就一个:它们足够快捷。 方便、快速在我这里是最重要的

在电脑上通过 HandShaker 规划好后,会自动同步到手机上。由于「闪念胶囊」是系统级的,一天中的任何时刻我完成了某项任务,都可以方便地从侧边拉出,打勾隐藏。当我在电脑上完成了某项任务时,也可以在 HandShaker 中打勾隐藏。界面和操作简单快捷、两者实时保持同步,恰恰因为它们没那么「高级」,才让我一直以来把它们当做 GTD 工具使用。

不得不提的是,规划每天的胶囊任务也需要时间和精力。什么时候规划?任务如何组成?每项任务有多少时间配额?为此,我会在每天早起后花半小时做一下当天规划,这样就对一天的安排了如指掌。而为了达到高效,保证在半小时内做完,我又制定有一套流程,存放在 Mac 的「备忘录」中。

为什么是备忘录?和使用「闪念胶囊」的原因一样,因为它是系统级,因为它足够方便快捷。早起洗漱完后,清洁设备,电脑开机(没错,Catalina 时代的 Mac 需要每天关机),带上耳机,手机打开「潮汐」App 选择一个声音,开启 30 分钟专注,电脑开机完毕,点开「备忘录」,执行每日规划流程──这是一个成年人社畜的一天开始前短暂的独享时光。

三十分钟过去,今天的胶囊任务规划好了。现在来看一下它的构成。基于「闪念胶囊」自带的五种颜色,我将它们划分成 5 个类别:

  • 红色 - 主线任务 :每天必须完成的,需要长时间保持专注做的重要任务,最多不超过 2 个
  • 绿色 - 常规任务 :每天按时完成的,如:日语学习、利用零碎时间阅读文章等,根据习惯,数量稳定
  • 蓝色 - 可选任务 :如有剩余时间,可选完成的机动性任务;不过根据经验,只会出现时间不够用连主线和常规任务都没做完的情况,不可能有剩余,所以从年初开始,我把它用来做了规划次日任务
  • 黄色 - 生活事项 :需要外出去办的购物等生活事项,数量不定
  • 紫色 - 灵感速记 :默认颜色,用语音或文本速记的灵感,或浏览其他信息时通过「大爆炸」提取出来的稍候处理的信息,数量不定

再次,「胶囊任务」的编写也要像 Notion 中一样遵守几条原则:

  1. 为了保证完成度,一个胶囊对应一个独立的任务,其中不能涉及相关联的多个任务;
  2. 为了保证效率且便于验收结果,任务描述要具体清晰、可执行性强,不能模棱两可。

接下来,神奇的事情发生了。再看一遍 Notion 中每年计划那个板块,「年度计划」「月度计划」「本周计划」下面任务的颜色与「闪念胶囊」中任务的颜色一一对应,分属上面五种不同类别。红色是今年主要实现的目标,所以在「本周计划」中放在首位;绿色是需要每天都做的常规任务,在「本周计划」中提前规划好每天的内容,到时执行即可;蓝色是次要的可选任务,只在周末完成,放在最后,平时保持折叠⋯⋯这种对应关系是我在使用「闪念胶囊」的过程中逐渐意识到的,反过来应用在了 Notion 中,使这套体系更加协调,融洽。

由下而上,及时归档,定期清零

很多人对所谓「极简主义者」的生活可能存在一种误解,就是认为他们生活中时时刻刻都是干净、条理、整洁的。其实不然。如果始终关注做事的形式和外在,可能会丧失对事情本身的注意力。所以,这其中一个关键环节是: 及时归档,定期清零

从某种程度上而言,这或许可以解释网络上流传的「桌面越乱的人创造力越强」那个说法:桌面乱,可能因为你恰恰看到了他桌面没有清零的时刻,与此同时他在专注其他事情,而当他将极简思维从那件事情转移到周围的工作环境时,你应该就会看到他桌面不乱的一面;或者说,一个生活中到处都很「乱」的人又很优秀,那他肯定至少有一个地方「不乱」── 就是他长期专注的那件事情本身。

因为极简思维本质上是在捋顺事物的逻辑和结构,优化工作生活的方方面面,以一种最简单直接,最有说服力的方式呈现出来。还是那句话,形式上的干净、条理、整洁不是目的,它们是应用极简思维思考的过程中产生的结果。

上一部分谈到的都是关于「做事之前」和「如何做事」,也就是如何「造」,而「造」完之后要做什么?我们原路返回来看。

每天工作结束后,我会再次打开「备忘录」执行剩下的一半流程,进行「日日清」。对当天的消费进行梳理;删除或归档白天保存在相册中的无用截图、图片;处理阅读过的文章,检查是否要保存收藏,关闭阅读文章时在手机浏览器中打开的标签页;由于微博没有稍后阅读功能,我曲线救国将白天刷到的有意义但没时间看的内容临时保存在「收藏」中;处理「闪念胶囊」中速记的灵感或有用信息,归档到 Notion 各兴趣板块的「灵感书 创业板」中。

事实上,日日清中还有一个重要环节是记手帐。但由于部分项目零点之后才能记录,所以我将它放在了早上的半小时内。「起居注」这个模式是之前从一篇博客那里学来的,用来记录晚上几个小时主要做了什么有意义的事,这一部分从 HandShaker 中前一天打勾完成的胶囊里提取;去年开始重视睡眠问题,尽量让自己不熬夜,所以创建了「睡觉时间记录」这个打卡表来提醒自己放下手机睡觉,从 00:30 到 00:15 ,逐渐提前这个边界,寻找健康和效率的平衡点;「日语学习记录」、「手机使用时间记录」也是同样的道理。(如你所见,受春节假期和疫情影响,作息时间全打乱了。 )

每周结束后,我会在周末两天对本周任务归档总结,进行周清,同时制定下周计划。同样的,在周末早上也会执行一套流程,做当天规划。当然,周末就不必像工作日那样紧张,时间上可以相对灵活一些,任务上可以包括一些娱乐性活动。但无论如何一定要做规划,否则感觉一天过得很随便,时间都被浪费掉了。此外,为了让周清落到实处,留下记录,我从 2019 年年初开始尝试每周写周记。一年下来,51 篇周记,感觉非常好,每周的安排都在掌握之中。

2019 年的周记还是用 Typora 来写的。编好一个固定模板,每周复制。而得益于 Notion 的数据库,今年已经全部搬到了 Notion,同时对模板内容做了调整优化。

每月结束后也是同样的道理,我会在月末花一天时间,对本月归档总结,同时制定下月计划。不同于周记的简短干练,月记模板是按内容划分的。记录过去一个月在每个方面做了什么,达到了什么成就。

同样的,每年年终对过去一年进行归档总结。回头看看在几个兴趣方面做了什么,有什么成就,同时从各自的「灵感书 创业板」中提取出接下来一年要做的事,制定新的年度计划。对于总结,我固定了下面这么几个大概方向。比如 2019 年的总结在 《2019 年度总结之电影》 和  《2019:野蛮生长》 这里,感兴趣的朋友欢迎去看。

在制定新的年度计划时,我还会用「给未来写封信」这个 App 给一年后的自己寄一封。一年后看看年初立下的 flag 是否都已达成。比如过去两年立的 flag 都没达成,所以今年的内容是根据实际情况,从年度计划下规划好的任务中提取的几个主要目标。

以上,是按时间为单位的归档总结。除此之外,还有按项目为单位的归档总结。接下来,再次以电影为例。当我遇到一部想看的电影时,会打开「豆瓣」将其海报保存在本地。同时还需要保存电影的相关信息,所以我把这些信息放在海报图片的「名称」字段内。为了方便查找,要保证图片文件条理有序,所以在给文件命名时会遵循一套标准格式。同时利用 Finder 的标签对不同作品加以分类。

和使用「备忘录」记录规划流程一样,使用 Finder 管理电影同样是因为它是系统应用,足够方便快捷。但我逐渐发现这样在效率上存在很大问题。事实上,遇到某个想看的电影可能只是脑子一热,眼下并没有时间去看它,或有时要一口气归档一个长长的电影片单,所以这样照单全收把时间都浪费在了重复性的「无用」操作上。

后来,我调整了思路。遇到想看的电影时,先快速把其关键信息记录在 Notion 数据库里,并通过标签分类,让 Notion 数据库作为一个缓存区。等看完之后,再归档到本地。将执行归档操作的时间分散到看完每一部影片之后。(顺便一提,「豆瓣」的电影管理功能做得真的很差,一个「想看」一个「看过」几乎等于没有。对于电影,似乎他们更看重社交。)

在我逐渐优化这个流程的过程中,也注意到一些关乎体验的细节。比如,Finder 默认显示的那些「修改日期」「创建日期」「种类」分栏大多数情况下其实用不到,在电影相关的文件夹内我关心的只是「名称」和「标签」。所以把其他统统隐藏,使它去到了一个简单、干净的状态。再一次,形式上的「极简」不是目的,它是运用极简思维思考的过程中产生的结果。

暂停一下。我一向反感把文章写得又长又臭,但当我写到这里的时候发现已经达到了 6000 余字,显然失控了。但要说明白这个事儿,这篇文章就不可避免地会去到一种极不正常的状态。如果你竟然耐心地读了下来,我就服了你;如果你读完后竟还能点个赞充个电,我则心服口服。不过,这才上半篇结束。不妨休息一下再回来一口气读完它。:coffee:️

优化中间环节,提高行事效率

这套体系的整体运作流程讲得差不多了。除此之外,其中每一环的细节对这套体系的正常高效运转也起着至关重要的作用。

就从信息获取说起吧。我越来越意识到,这个世界的信息增长速度越来越快,如果人──尤其如果你还是个兴趣广泛且好奇心比较强烈的人──不对信息进行筛选,不抵消掉信息增长的速度,终究要被信息爆炸所淹没。

我的信息获取来源主要有三个: 微信订阅号、微博、RSS

2019 年之前,我没怎么关注过微信订阅号,直到有一天我注意到这里的小红点越来越多。而其中很多内容对自己来说是无用的,从来没读过。我开始精简它们。就和大多数人一样,无从下手可能是因为不知道自己对这些真正有多大需求。但如果告诉你:你关注的 112 个公众号中,有 45 个服务类,有 8 个已经被封号或暂停服务,有 10 个公众号上次推送是一年前⋯⋯基于这个思路,我取关了那些从来没看过的和推送频率过于频繁的账号(我认为优质的内容必须经过时间沉淀),关闭了那些服务类的和出于感情不再看但也不想失联的账号的「接受文章推送」按钮。如此一来,我发现真正关心的内容平时完全可以压缩在一屏内。

微博,本质上也是一种订阅。但它的频率远比订阅号要高得多,信息也是极其碎片化的。所以,我尽量不把时间浪费在碎片化的刷微博上,一天只在中午和晚上集中阅读两次。就像之前在「日日清」中提到的,对于浏览过程中遇到的较长内容,用「收藏」功能作为稍后阅读工具。对于收藏中需要大块时间集中处理的内容,则通过标签加以分类,留到周末。相比订阅号,由于其更新频率比较高,可以及时调整订阅,保证关注的基本都是对自己有用的账号。

所以,订阅是主动获取信息的一个重要手法。那么 RSS 就是必不可少的了。试过很多阅读器后,最终我只留下了 Feedly 。原因主要有三个:1. UI 不丑;2. 有 Android 和 Web 端;3. 功能足够强大。在电脑上,我使用网页版而没有用客户端,因为我讨厌阅读器把各种不同的网页全弄成统一的样式,这会让你错过那些体验非常好的原生页面。所以,我在一个标签页中打开 Feedly,依次浏览,看到有趣的则按着 command 键鼠标单击,在后台标签页中打开,大概过一遍后再逐个阅读。对于稍长的内容,则打上 Read Later 标记,利用白天的碎片化时间阅读。用客户端则要不断在客户端和浏览器之间切换,体验非常割裂。它对我来说只是一个信息自动抓取工具。

对于 RSS 订阅源,则经历了几个阶段。最开始接触 RSS 时,看到订阅链接就一股脑照单全收,甚至还会问其他人有没有什么好玩的订阅源可以分享,订阅量爆发式增长。结果可想而知,未读数越来越多。和订阅号一样,在第二阶段我剔除掉了那些不关心的、质量不怎么高的和推送太频繁的。最后留下的依然比较多,所以我又引入了分级机制。为了在视觉上一目了然,主次分明,我将 这三个 emoji 放在订阅源名称前,方便排序:

  • 是最喜欢的,推送质量普遍高,优先阅读的
  • 是次喜欢的,可能偶尔有一两篇优质内容,有时间再阅读的
  • 是不怎么喜欢但可能会出现对自己有用信息的,大致浏览,无需细读

当然,在最外层我也依据兴趣类别先划分成了几个目录,和 Notion 中的兴趣板块大体对应。此外,还有一些微妙的习惯也起着重要作用。比如,打开设置中的「Hide Empty Feeds in Left Navigation」,将无新推送的目录隐藏,只专注新内容。再比如阅读时,在我看来每研究处理一个内容或课题都是依附于浏览器标签页的。由于 Feedly 标签页的绿色 favicon 异常醒目,我把它看作一个「分隔符」。左侧是待处理的内容,右侧是当前要处理的内容。当下我只需要关心右侧的一个或几个页面,在研究处理过程中产生的新标签页也只会位于右边。当一项内容或课题处理完毕,Feedly 标签页右侧为空时,再从左侧提取。同样为了保持专注。

这种 GTD 思路同样体现在桌面上。由于 macOS 默认从右向左排列,因此我的桌面靠右分成三块区域。右侧第二列上方是常用的一些文件,如你所见,大多是一些快捷链接,而不是文件自身;下方是本周会用到的相关文件;最右边的第一列是今天要用到的文件,或机动性的文件。

理想状态下,最右侧是下边的样子。这也是我没有把常用文件和本周文件放在最右边的原因:下载的文件会自动排列在这里,从浏览器拖拽保存文件时也只需要将浏览器向左拉出一列的宽度,始终保证最右侧一列有足够的空间。在每天早上 30 分钟的规划中,有一个「整理桌面」环节,就是处理这一列的文件──保证效率的前提下,尽量兼具视觉美感。

在 Feedly 中利用 划分层级的思路,我同样应用在了其他地方。比如,在 Safari 浏览器的收藏夹中,我将常用的、质量比较高的工具和资源类网站打上 标记,下次遇到类似问题和需求时,我就可以快速知道该打开哪些网站。

说到这里,我必须得提一句:那种什么工具汇总、资源汇总类网站,出发点可能就不是那么「正确」。工具和资源是跟着问题和需求走的。所以,入口不应该是上来就把一箩筐东西堆在你面前;而是先说你有什么需求,要解决什么问题,我给你相应的工具和资源。这就解释了为什么收藏夹里堆的网站越来越多,而真正用过的却没几个。

所以,就在写这篇文章期间,我又开始了将浏览器收藏夹搬到 Notion 的漫漫长路。利用 Notion 数据库的标签,我可以给工具和资源划分优先级、分类、备注关键词,再得益于前不久 Notion 搜索功能的增强,将来我只需要在浏览器中保存几个 Notion 标签页,遇到问题时,就可以在对应分类的 Notion 页搜索关键词,再通过优先级筛选出对应的工具和资源。这样一弄,全对了。

分级思路的提现,再比如在本地 Finder 的「电影 - 海报」文件夹下。我将常用的几个地区打上 ,以让它们在按名称排序时集中位于最前面,同时也更加显眼。并且善用 Finder 的标签系统,建立「颜色 - 状态」对应体系,比如,我改写了系统默认的几个标签:

  • 绿色 - 最好、通过 :系统默认改写为「系统-已完成」
  • 蓝色 - 较好、进行中 :系统默认改写为「系统-进行中」
  • 橙色 - 需完善、待处理 :系统默认改写为「系统-待处理」
  • 黄色 - 需观察、挂起 :系统默认改写为「系统-挂起」
  • 红色 - 有问题、警告 :系统默认改写为「系统-警告」
  • 紫色 - 复查、再次处理 :系统默认改写为「系统-复查」

而为了方便快速查找检索,本地文件的命名和层级划分又遵循一套统一的规范。为了让所有目录结构都在掌握之中,我用 MindNode 绘制目录树,并将命名规范记录在其中。如你所见,这套规范尚未完善。

为什么单独选择一个应用来记录目录树?因为 Notion 还没有思维导图功能,暂时没发合进去。这是另一个重要思维──形式上尽量统一。比如,2019 年的手帐我是用 Numbers 表格来记录的,其中包括「消费记录」「收入记录」「资产负债」「俯卧撑记录」「手机使用时间记录」。但受限于 Mac 的生态,有时候想在手机上编辑而无能为力;并且用 Numbers 记账,统计之类的功能需要亲自去精心设计,再者和 Notion 分属两种形式,操作上有些繁琐。所以今年,我将手帐也全部搬进了 Notion ;其中的记账部分则使用 MoneyWiz 来完成。

手帐中除了财务相关的几个,其他几个是习惯养成类的。对于习惯养成,我采用的是「日历提醒 + 表格记录」这样一种模式,而没有使用第三方 App 。在日历中设定一个每天提醒的任务,次日早上做规划时将完成情况反馈在手帐中;在手帐中则使用 :white_check_mark::x: 这两个简单的标记,因为通过颜色差异我可以对当前的情况一目了然,进而知道接下来如何改进。

比如,从 2018 年底开始,按照这种模式每天做俯卧撑。一年下来,从最开始的两三个,到后来的二十个。效果非常明显,感觉到胸越来越大甚至有些胀,所以从今年元旦开始赶快叫停了。

最后,贯穿于整个体系的一种最重要的优化方式就是:随时调整。比如我之前会利用早上坐电梯的零碎时间清理一下微信中没用的聊天;但最近逐渐发现,像工作群中的一些文件需要我及时归档至电脑中,但手头没电脑,所以当前聊天就没发删除。以此类推,结果就是一直没机会处理这条聊天,直到最后文件过期。所以,我又刻意把它加入了早起半小时的规划流程内。当然,也可以通过云同步等方式解决这个问题,这就涉及到接下来一块儿的内容。

体系之外

说这么多,这套体系的运作终究是依附在一个个工具之上的。不为工具而工具,从具体的需求出发,进而选择合适的工具;但是,工具的易用性、稳定性对它的运作起着关键作用。很多时候,某个工具出现细小问题,就会拖慢效率,进而影响整个体系的节奏。所以在生活和工作中,这又激发出我许多体系之外的,关于工具本身的灵感。

比如在手帐中的「手机使用时间」部分,为了起到警示作用,之前在 Numbers 中我可以生成图表,并设置一条 5 小时的红线;但是到了 Notion 中,由于没有图表,它就丧失了警示功能。虽然可以通过 Notion Charts 插件曲折实现图表,但功能上仍不如 Numbers 完善。不过好消息是,据说 Notion 官方今年就要推出图表功能了。

进而,在我的「月记模板」中,有几块是对公众号、小密圈等平台的数据总结。目前我只能用手抄的方式来记录,比较繁琐;而且这些数据是随时变化的。要是可以从这些平台的接口获取数据直接给到 Notion 实时同步、动态调整就好了。正好最近半年在做数据可视化相关的工作,我想用 ECharts 可能是一种实现途径。

手帐本质上是对每天任务的复盘检查。所以,要是能实现「日历 - 闪念胶囊 - Notion」联动,在日历和胶囊中勾选完成后,Notion 那边同步得到反馈,自动化完成一部分工作,则可以节省出不少时间。

说到自动化,还有一块儿重复性操作比较多的地方就是记账。MoneyWiz 无法同步支付宝、微信或者国内银行卡的消费记录,只好手动录入。虽然看到过派友提供的其他曲折方法,比如只用一张银行卡,但在我看来那些都多多少少不够「内味儿」。听说「网易有钱」这款 App 可以同步,不过据说已经下架跑路了。为此,我在慎重考虑将来自己开发一款记账应用。

此外,长时间的重复性机械操作还容易带来肉体上的疲劳和损害。最近半年长时间泡在电脑上,由于姿势不正确,手腕和大鱼际这些部位开始酸痛,甚至会突然像针扎一样神经抽搐,所以又引起我注意这些细节。当然,也可以通过优化流程,来节省时间,提高效率,放松肉体。比如之前提到的保存电影海报时对信息的归档,尤其再比如对影视作品的归档,由于都是固定的命名规范,完全可以通过脚本实现自动生成文件名并保存。

而在这个过程中,遇到那些很长的电影片单时我又想,要是能有一种类似网易云歌单那样的通用交换格式就好了,片单、书单直接导入筛选保存。说到筛选,再来说说微博的「收藏」功能。在网页端,可以通过标签对微博分类;但在手机端则没有了这个功能──成了纯粹的按收藏时间排序的 ListView ;反而在「我的赞」中可以对微博添加标签。我甚至怀疑是程序员疏忽把这个功能放错了地方。谁会想要去管理点赞过的微博呢?

对于软件出现的 bug 等问题,解决周期可能是相对比较长的。比如,我长期以来基本只用 Finder 的列表视图,但是在列表视图(List View)下,「名称」分栏(column)的宽度很多时候会特别窄,文件名显示不全,并且每次的变化毫无规律。在网上搜索出来的都是关于「在 Column View 下如何调整默认 column 宽度」的结果。这种情况下,我只能到各种论坛上求助。拉锯了一周左右,终于在 V2EX 上得到了一位大神的回复,方法有效。我旋即将它记录归档在 Notion 中。

最后需要付出大量心血去定制化的一块儿就是 RSS 。有人说 RSS 过时了,可很多网站又在逐渐加上 RSS 功能。我每天都读的「优设读报」栏目从诞生之初就有 RSS ;但在年前不幸取消了,问了问说是出于安全方面的考量。这种局面下只能自力更生了。之前我一直使用 Feed43 制作 RSS 订阅,但步骤比较繁琐;后来又接触到 RSSHub ,虽然上手成本有点高,但今年无论如何要啃下这块儿骨头,搭建起自己的服务。

在此处我们再提一句订阅。在不断调整微博关注的过程中,我注意到一个现象:自己看到一个喜欢的演员或明星,总是先点关注,然后没多久又取关了。后来我意识到,其实我只关心它们的作品,并不怎么关心他们的生活和言论,所以我真正应该订阅的是「豆瓣」中他们的作品列表,而不是社交网络(虽然目前「豆瓣」作品页还没有订阅链接)。RSSHub 那句 slogan ──「万物皆可 RSS」我是严重认同的。

除了上边提到的这些,体系之外、关于工具本身还有太多太多的课题需要我去研究解决,并将它们成果化、体系化:文件同步方案、截图录屏方案、词典方案⋯⋯今年我先从 RSSHub 入手,逐个击破,使这套体系逐渐完善,把它打造成一个高内聚低耦合系统。

回到极简

这套体系的建立是一个滚雪球过程。2019 之前, 我是一个连年度计划都只会用 Typora 来写的人,更不用说什么任务管理、行事流程、信息筛选、内容分级这些东西了。我怎么都没有想到一年时间搞出了这么大一个东西。毫不夸张地说,自从用 Notion 记录灵感,管理目标和任务,至少不愁五年内、十年内无事可做。当然,我知道这更多的是因为自己兴趣比较广泛;但毫无疑问,Notion 加速了这个滚雪球的过程。工具的本质是提高效率,而在这个过程中若还能起到帮助使用者思考、改善思维方式的作用,我想已经不能仅仅用「优秀」来形容它了。

人们一说起极简,总觉着是一小撮人装搞出的名堂。事实上,它存在于生活的方方面面。因为人们想把事情做好,想把事物的逻辑捋顺,想呈现出一种简单直接的形式⋯⋯而所谓的「极简主义者」将这些东西抽象出来,形成思维和方法论。说白了,谈论极简其实是在打着「极简」的幌子,搞精英、精致的一套。

从我将几大块兴趣板块搬进 Notion 出发,这条探索之路才刚刚开始。这其中的每个细节背后其实都有太多的内容可以展开来讲。等到我走得更远时,显然文本已经不足以承载这些内容,在我的想象中它应该是视频。希望我能早日带着它们与你相见。

我不断在这些方面探索,是因为我相信这些思路、方法、工具会让人思考时逻辑更缜密,做事时思维更清晰,行动更高效快捷,表达更简单直接⋯⋯总之,让人变得更好。无论外界如何,你总能不被打乱节奏,哪怕孤身一人,也能从容应对。就像我现在的 slogan 说的那样──

I'm not single. I'm solo.

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