产品经理必备技能:业务流程图

PM的日常工作中,经常和业务流程图打交道。对于才入行的PM来讲,业务流程图到底是什么、该怎么画以及注意事项有哪些,在本篇文章中将具体介绍,希望给在工作中对应业务流程图“懵逼”的你有些许帮助。

一、定义

业务流程图(TFD)是一种描述管理系统内各单位、人员之间的业务关系,作业顺序和管理信息流向的图表。

——摘自百度百科

以上是来自百度百科中对业务流程图的定义。不过,个人认为这个定义太抽象,对于不太熟悉业务流程的人来讲,这个定义有点过于“专业”。个人对流程图是这么理解的: 业务流通图是按顺序描述某一事项执行过程(或流程)的图形化展示形式。 对业务流程图,有如下解析:

  1. 是什么:是对业务流程的一种表示形式而已。换句话说,业务流程也可以用别的形式表示,而不用“图”(比如口述、文字描述等)也可以,但是“图”更直观、形象;
  2. 描述对象是什么:对象是业务流程。那么什么叫业务流程呢?从以上“业务流程图”定义可以对“业务流程”做一个简单定义:某一事项的执行过程(或流程);
  3. 内容包括什么:业务流程图中主要包括活动和方向(流程流向),如果是泳道图的话,还包括角色(或者说岗位)。这方面,下文会细说,莫捉急。

业务流程有一个特点,即: 时序性 (有时间先后顺序)。

地铁乘车流程图-示例

二、作用

关于流程图的作用,个人认为有以下意义:

1. 简单明了地表达业务流程

虽然口述比画业务流程图在时效上确实快很多(嘴的播放速度毕竟比敲键盘快),但“语言(口述)”在信息传递上的准确性上确实没有“白纸黑字”清楚。

有人说,文字描述流程也不行吗?行,但是长篇大论的文字,除了小说或者你感兴趣的内容,你平常会从头到尾认认真真看密密麻麻的文字吗?就算你会看,你可能也会在心中骂这个人做事方式有问题。

总之, 图比其他的表现形式都要友好 ,且人对图的记忆更深刻。业务流程图一般需要附在产品文档中,供读者理解业务。

2. 确认需求

比如你最近需要和相关业务部门确认需求,你拿出你那高大上的业务流程图往投影上一放,不用你介绍,他们自己就能看明白。他们看到后,就知道你画出的流程是不是他们实际需要的。这样就能保证IT和业务同事理解一致,这在软件开发中是很关键的。

另外,如果把流程图发给开发同事,他们也能大概了解整个系统是要实现什么需求,做到心中有数。

三、分类

业务流程图常用的分为: 基本流程图和跨职能流程图(泳道图)。

  • 基本流程图:主要用于描述单一角色在处理某一个事项时的流程(当然,也可以描述多角色);
  • 跨职能流程图:描述的是多个角色同时处理某一个事项时的流程。

不过,跨职能流程图在PM日常中用到的更多,也显得更专业。所以,下文主要对跨职能流程图作解说。如果想了解基本流程图的童鞋们,也可在评论区找我哦。(悄悄告诉你,上面的“地铁乘车流程图”其实就是基本流程图)

四、画业务流程图步骤

以下以满足“要吃饺子”为例,详细描述业务流程图的画法。假设:我洗菜、老婆拌饺子馅,所有人包饺子、妈妈煮饺子。

1. 思路

(1) 明确需求

画业务流程图之前,首先得确认需求,或者说你得搞明白具体流程。

比如上面举的“要吃饺子”,其实我已经知道了要想吃到饺子的需要有哪些流程或过程(洗菜–拌馅–包饺子-煮饺子),最好是在纸上画一个草图。

(2) 其次明确流程的粒度

就是说,如果你打算画流程图,你应该心中有把“尺子”:我这次画流程图要画一个“什么样的”?是详细的呢还是粗略的。就像画原型一样,画之前你得清楚你是要画一个高保真原型还是一个草图。

比如上面我说到的:洗菜–拌馅—包饺子–煮饺子,这很明显是一个粗略的流程图。而上图中的蓝色圆圈中的是对“洗菜”和“拌馅”环节更细的流程。

只有业务流程基本定型,你就可以“按需”画出“粗暴或详细”的流程了。

为什么叫“按需”呢?这是因为得看你们项目的具体需求,如果领导说要画详细点,那就画详细点;如果简单粗暴能满足会议或沟通需要,也是ok的。流程图只要正确的话,那么就 没有好坏之分,只有合适不合适之别

(3) 确定有几种角色

如果是画跨职能流程图的话,一定要在画流程图之前把几种角色给捋清楚。

2. 工具

接下来就开始要画流通图了,那就不得不说画图工具了。作为PM,会用Visio这是最基本的要求了,因为Visio是最基本也是PM用的最多的画图工具。

有人可能喜欢用ppt画流程图,这也不是不可以。用ppt的话可能会更随意,效果也更漂亮,但是画图效率比较低。另外,可能还有人用Axure画流程图,我平常用Axure画一些基本的简单流程图,但泳道图确实没有过Axure画过,毕竟没有Visio简单高效。

其他画流通图的工具,大家可以从网上再了解下,但建议才入行的PM把Visio用好就ok了。

对于Visio中各符号的使用(以下仅列举了常用的几个符号),有以下供同行的你参考:

3. 示例

示例V0.1

示例V0.2

以上两个示例中,示例V0.2的两个黄色方框内是对示例V0.1中的“洗菜”和“拌馅”环节进行了细化。

也就是说,对于PM来讲流程图的“粗细”是可以按需自行控制的。或者你可以这么理解:你画的业务流程图其实是 可以再进行拆分 的。其实对于可以拆分的流程图来讲,一般情况下大多PM画出的效果并不是示例V0.1的样子,而是下面酱紫的( 用子流程符号代替 ):

而“洗菜”和“拌馅”的具体内容是在另一个流程图中体现,这就是说的子流程图。

五、友情提醒

对于业务流通图总结以下,作为友情提示:

1. 有始有终

一个流程图应该是有始有终,即:有开始节点和结束节点。

如果你的流程图没有开始或结束节点,那就说明你所要画的流程图你还是不很清楚,或者你还没明确你要画的业务范围

2. 有粗(详)有细(略)

即我上面说的,流程图可以有子流程图。不要把所有内容都扔在一个流程图中,虽然这样内容集中,但是看起来密密麻麻一团糟。

3. 没有好与不好

工作中可能有人喜欢评价谁画的流程图好或谁画的不好。可能因为用的工具不一样或者流程图的详细程度不一,流程图的表现形式效果就不太一样。

但个人认为,如果流通图是符合业务需求的,就没有好与不好,只有合适与不合适。如果就简单地想告诉观众,整个系统实现的是什么业务,我觉得画一个粗糙的流程图也无可厚非。

本文由 @喝茶唠嗑 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplah,基于CC0协议。

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