管理分散团队的重要技巧和工具

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全球各地发布的居家防疫命令迫使越来越多的员工进行远程办公。尽管近来灵活的办公场所策略受到追捧,但对于许多团队而言,这次疫情大流行所推动的整个团队远程办公和协作也带来了挑战。尤其是敏捷开发团队,通常依赖于人员当面操作某些流程,而当前的局面使得许多团队主管担心如何在完全远程环境下处理这方面的工作。

一方面是管理绩效。

Bellawatt公司的创始人兼首席执行官Eugene Granovsky曾在集中办公的办公室工作,也曾在有分布式团队的公司中工作。他目前的公司为能源行业编写软件,客户包括能源部(Department of Energy)、太平洋天然气和电力公司(Pacific Gas & Electric)和亚马逊的能源服务团队,该公司从第一天起就进行远程办公。

他说:“在办公室环境中,你可以通过早到晚走,拼命工作来获得认可,但这常常对产品不利。”

他表示,对远程办公员工而言,设置明确的可交付工作成果,然后根据团队成员工作成果的完成情况来衡量绩效,这是最大的不同。

尽管如此,这听起来很清楚,但在分布式工作环境中管理敏捷开发以实现这些目标则需要相当的技巧,尤其是在开展敏捷式工作而需要培养协作能力时。Granovsky和其他IT主管曾领导过远程团队的敏捷式工作,在此,他们分享了一些成功的秘诀。

计划和沟通至关重要

Granovsky表示,对于分散的敏捷开发人员,尤其是对那些自行安排工作时间的人员,计划和沟通至关重要。

就像管理者无法看一眼团队成员就了解他们的工作状况一样,开发人员如果对所分配的工作不完全清楚也无法立即转身以获得清晰的解释。

他说:“在办公室,你不必提供他们工作所需的所有信息。”“你可以给他们开始工作所需的90%的信息,然后他们可以来找你获得另外10%的信息。”

他表示,你不能在远程办公情况下这样做,除非所有人在Slack工具中始终处于在线。

Granovsky说:“身处不同地点会迫使你以恰当的方式来工作,而且越早越好”,尤其是在计划和沟通方面。

异步通讯工具

对于分散的员工而言,收集一些适合的协作工具极为关键。在远程办公团队环境中(尤其是跨不同时区),开展每日例会和其他类似面对面的主要敏捷工作方式可能会具有挑战性。在此,通常在异步工作流程中使用一些有助于清晰沟通的工具,这会有所帮助。

如今,用于分散团队的首选沟通平台是Slack,但Granovsky却不太喜欢。他说:“我们使用的是Twist,而不是Slack,因为Twist更有条理。Slack变得更像是一个饮水机,更容易让人分散注意力,而不是提高工作效率。”

在选择工具时,Granovksy建议使用更标准的平台。他说:“我们走过艰辛的道路后认识到,最受欢迎的工具之所以受欢迎是有原因的。”对于Granovsky的团队而言,这意味着GitHub工具用于票据和代码管理,Zoom工具用于视频会议,而Google Docs用于知识共享和白板。

虚拟Scrum板

如果有什么工具可以概括敏捷式工作的体验,那就是办公室scrum板——这些协作空间的锚点上贴满了便笺,团队成员可以轻松查看这些内容,以便立即了解项目进度。

首席技术官大卫·华莱士(David Wallace)说,在一家临床试验的支付公司Greenphire中,敏捷开发流程围绕着Scrum板。他说,IT和工程团队通常每天在同一个办公室中共同工作,但到3月19日,随着冠状病毒在美国蔓延,该公司启动了其业务连续性计划。

他说:“我们正进入一个未知领域。”他补充道,特别是在新冠病毒大流行情况下,让财务系统来支持临床试验,这非常重要,因此Greenphire公司不会发生业务停摆。

他说:“scrum实体墙用于友情和团队建设。”“但我们也始终在使用虚拟Scrum板。所以目前,我们同样还是这些开发团队在使用虚拟Scrum板。”

为了使现在所有远程办公团队保持步调一致,Greenphire公司现在完全依赖于Jira Scrum板,而无需使用Post-Its工具。

正确使用白板

对于敏捷团队来说,白板是绘制从项目计划到sprint和任务等各项工作必不可少的。Greenphire公司是大量使用白板描述故事地图的用户,敏捷团队在白板上绘制用户活动,作为开发流程的一部分。华莱士说:“通常都是由本人亲自做。”

然而,该公司在越南的远程团队一直在使用Zoom视频会议系统中内置的白板工具。他说:“这是从另一个部门学到的,现在特别有用。”“这有助于使我们拥有与面对面进行头脑风暴时相同的感触。”

在敏捷开发团队中流行的其他白板工具包括Miro、Mural、Trello和Weave。

红帽公司(Red Hat)产品和技术部首席敏捷开发专家詹·克里格(Jen Krieger)特别喜欢Mural工具。

她说:“这是一个非常好的工具,我的团队正在研究并且越来越多地在使用。”“例如,你可以画一个鱼骨——它就像是白板的替代工具,其内部重新创建了所有敏捷教练模板。这非常有用,可以让你进行投票,这对于敏捷教练来说非常重要。”

视频会议:你的例会替代方案

在这个居家防疫的时期,视频会议平台Zoom已成为一个全方位和有价值的工具。它易于使用,其基本功能是免费的,而且包含内置白板、聊天室、分组讨论室,同时便于进行屏幕共享。对于最近开始进行远程协作的敏捷团队而言,Zoom平台已成为会议的首选解决方案。

但是可进行视频会议的产品有很多。一些企业会同时使用微软的Skype和Teams产品。另外还有谷歌的Hangouts产品。Sococo是另一款虚拟会议产品,将视频、聊天和屏幕共享整合到一个类似办公室的环境中。

Accenture SolutionsIQ公司的敏捷教练Emilia Breton-Lake说:“关键是找到适合自己团队的产品。”

Breton-Lake建议,各个团队应提前就如何使用视频会议工具达成一致,这样团队成员就知道他们将要做什么,从而确保每个人都参与到会议中。

她说:“在我与上一个团队一起工作时,我们不在意你的办公室是否杂乱,头发是否凌乱,或是否已经化过妆,但我们在意的是看到你的脸。”“我们不在乎你的狗或孩子是否会发出声音,但重要的是不要保持沉默,这样你就可以听到类似面对面交谈时的声音反馈(比如‘嗯’)。”

充分利用远程面对面的交流

Breton-Lake说,除了设定有关视频会议的预期目标外,还需要注意的是,管理虚拟会议需要Scrum主管或主持人具备不同的技能。在面对面的会议中,大多数人都不会很无礼地打开手机或笔记本电脑来查看电子邮件。她说:“但是当涉及到虚拟会议时,其他信息都显示在同一台电脑上。人们真的很容易走神。”

第一步是让适合的人参加会议。如果某人不需要参加会议,但确实需要知道所做出的决定,那么可以给他发送一封电子邮件。她说:“召开有目的性的会议变得十分重要。”

如果你可以一直看到每个人的脸,而且他们不会保持沉默,这会很有帮助,除非附近有东西发出很大的噪音,例如割草机。她说:“如果我讲个笑话,我会听到其他人的笑声。”“与团队建立人际联系非常重要。这会建立起信任以及由此产生的所有其他东西。”

一家叫做Scaleable Path的公司使用Zoom平台进行内部Scrum会议,这是一家专门寻找敏捷开发人员的猎头公司。该公司会构建应用程序来支持其内部流程,例如职位描述生成工具和软件项目估算工具。

首席执行官达米安·菲利亚特拉尔特(Damien Filiatrault)表示:“我们的想法是让所有人都进入同一个房间,保持站立,每个人都要说说自己前一天所完成的工作,今天打算做哪些工作,以及是否遇到问题或障碍。”“面对面做这些事情当然很好;但你也可以使用Zoom平台来这样做。”

他说,有可能在Slack上所写的内容是做相同的事情,那么拥有文档记录可能会更好。他说:“但我认为人们不应该放弃每天进行交流。”“当你每天进行交流时,事情就会浮出水面。在开始交谈后,你会说,‘嗯,实际上,我确实遇到了这个问题。’”

他表示,关键是要设定明确的时间限制。他说:“不要让会议成为所有人都感到放松的场合,那么一个小时就会很快过去。”“很容易就偏离主题,并且会谈论一个开发人员所遇到的一个复杂问题,而其他所有人都只是坐在那里听。”

相反,他建议比如为每人分配五分钟的发言时间,如果确实出现问题,则稍后由关键人员参与跟进和深入了解。

他说:“我认为人们已经越来越习惯于参加在线会议。”“老实说,我已经开始喜欢这种方式了。但你失去的是人际关系。”

他建议,那些始终依赖分散员工进行办公的企业可以考虑定期开展一些外出活动或团队度假。但在疫情大流行期间,你现在也可以做一些事情。

他说:“现在,在我的团队中,如果在通话结束时还有一点额外时间,我们会谈论对整个这次病毒疫情的感受。”“这样我们就开始在个人层面上建立联系。”

他说,公司还有一个读书俱乐部。他说:“在Slack上,我们会选择一本书进行阅读,然后大家会谈谈对该书的感受。”“这是一种在饮水机旁的交流。这是远程办公最难实现的部分——你真的必须努力来建立这种文化。”

分布式环境中的结对编程

分布式敏捷团队的另一个挑战是,当两个开发人员不能坐在一起交替使用键盘时,如何进行结对编程。尽管不是每个敏捷团队都采用结对编程,但有些团队甚至会进一步采用多人协作编程,即多个开发人员在一台计算机上工作。

Granovsky说,远程办公也可完成这项工作:“在最流行的代码编辑器Visual Studio中,有一个叫做Live Share的工具,可以轻松地进行结对。”

他补充道,对于我们公司而言,该工具比一些较新的协作工具更好用。“我们真的已经尝试了所有工具,然后每个人都感到沮丧,因为这些工具变成一个人在打字,其他人通过屏幕共享在观看。”

在家里营造一个高效工作空间

你的开发人员需要许多工具才能在其家中高效工作。首先,他们需要高速互联网接入、虚拟专用网络和多重身份验证。但有很多小事可能会产生很大影响,但你的开发人员可能没有提前考虑到,因此你必须与各团队进行公开对话,以有助于确保每个团队成员都能在家里建立一个高效的工作空间。

数字服务咨询公司Nerdery的首席技术官Joe Tobolsky说:“过去七年的大部分时间,我一直在家里办公。”“所以我有一个固定的工作日程,有一个工作空间和一张办公桌。”

对于第一次在家中办公的人来说,情况可能并非如此——在COVID-19新冠病毒爆发之前,Nerdery公司的数百名开发人员中,只有十几个人在办公室工作。他说:“我们让员工在家里配备各种符合人体工学的环境。”“我一直呼吁大家在沙发上工作。”

他说,大家会更喜欢使用多台显示器。“我们制定了借出制度,以便大家可以将接头和显示器带回家。”

如果可能的话,对工作区域进行心理和身体隔离也很重要。为此,Tobolsky将一台旧电视机改成了“请勿打扰”的标牌,以提醒其家人。他说,他最后可能会抽时间写一些代码,以便在他接打电话时点亮该标牌。

耐性的力量

对于许多团队主管而言,转向管理远程敏捷团队可能会担心其工作是否被完成,从而带来一些焦虑,尤其是与开发人员一起工作时,这些开发人员经常需要长时间不被打扰。如果看不到他们,你怎么知道他们是否在专注于编写代码?此外,对于在家办公的员工来说,孩子、宠物和其他家庭成员都可能带来一些常见问题。

“我是否希望他们在需要处理一些孩子和家庭的紧急事务时仍能保证完全八小时的工作时间?”Tobolsky问道。“不,但如果工作已完成,在工作时间做点其他事情,那我没什么意见。”

另外,对一些员工来说,某些明显的好处可能会让他们更有精力:不需要上下班通勤。

Tobolsky说:“有一个书呆子,住在离我们办公室有两个小时路程的地方,”这是Nerdery公司对同事更常用的称呼。“如果不需要上下班通勤的话,她每周可以节省十个小时。我想知道,如果所有这些工作都能够完成之后,企业是否开始意识到,也许在家办公的尝试真的很好。”

远程办公的未来如何?

对于在这次新冠病毒大流行期间第一次解决如何进行远程协作的敏捷团队来说,他们可能会看到未来。当企业看到其团队成功地解决了工作流程遭遇中断的情况后,有些企业可能会开始质问,正如Tobolsky所说:“我们真的需要位于市中心的那些甲级写字楼吗?”

“我正要说的是,我们需要这个办公室做什么?”戴尔公司云集成部门Boomi的首席产品官史蒂夫·伍德(Steve Wood)说。“总体而言,从各团队汇报的情况看,协作、团队合作和工作表现都变得更好。”

之前,Boomi部门的数百名敏捷开发人员在印度、英国、费城、旧金山和波士顿的办公室工作。伍德也看到了家庭环境对其开发人员的影响,尤其是孩子要在家接受教育。

他说:“通常情况下,我们可以在工作中共享日程表。”“现在我们看到丈夫和妻子必须整合他们的日程表——我们俩不能在九点钟同时接打重要电话,因为我们的女儿需要有人照顾。我认为,现在的工作与生活的融合比以往任何时候都多。”

据哈维尔·波利特(Javier Polit)称,他曾在宝洁公司(Procter&Gamble)担任首席信息官,直至2月份离职。而在此之前,他在可口可乐(Coca-Cola)担任集团首席信息官。可口可乐公司重组了敏捷开发团队,以允许程序员远程办公,而且如果坚持这种工作方式,将会带来一些好处。

他说:“我认为对于招聘工作而言会出现更多的机会。”“例如,你可能想从斯坦福大学招聘一位杰出的数据科学家,但他可能不想离开加利福尼亚。”

【责任编辑: 赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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