让你保持长期高效的7条法则(上)

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编者按:现代社会过多的诱惑给学习和工作都带来了干扰,效率已成大问题。网上介绍了许多种效率系统,却不一定适合你。建立一套自己的效率系统,并适时调整,才能保持长期的高效,希望本文提供的方法能为你的系统锦上添花。文章译自Medium,作者Scott H. Young,原标题7 Rules for Staying Productive Long-Term。本文分为上下两篇,此为第一篇。

延伸阅读: 让你保持长期高效的7条法则(下)

图片来源:Unsplash

我曾经毫不费力养成的最好习惯就是使用效率系统。这个概念很简单:将所有你需要做的事情(以及做事的方法)组织起来,这可以让你避免很多内心挣扎,从而把事情做好。

效率系统有很多种。有些是精心设计的,比如GTD方法(Getting Things Done);另一些则非常简单,比如简单地使用按优先顺序排列的每日待办事项清单;而有些需要软件进行辅助;还有许多你用笔和纸就可以做。(注:GTD是著名时间管理者戴维·艾伦(David Allen)在《Getting Things Done》(中文书名为《尽管去做》)中提出的一套非常行之有效的时间管理方法,主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情上。)

要想在一个系统上长期取得成功是很难的。以下是一些常见的问题:

  • 你不知道该选择哪个系统,或者当你选择了某个系统后总是怀疑自己是否“做得对”。

  • 每次你尝试的时候,都会迸发出一股热情,在大约两周的时间里都卓有成效,然后你开始懈怠,最终放弃它。

  • 这个系统似乎永远无法“适合”你的生活,但你却坚信问题在于你不知道如何在此系统下工作。

  • 你选择的系统感觉就像是你为自己建造的一座慢慢将自己囚禁起来的监狱,它扼杀了你做有意义的工作的意志,将你变成了一个机器人。

这些问题都是可以避免的,但是你需要稍微思考一下:拥有一个系统的意义是什么,它能为你做什么,以及不能为你做什么。

图片来源:Medium

为什么要使用系统呢?

基本上,每个人都有一个可提高效率的系统,而这些系统实际上只有三种不同的类型:

1.面对他人的系统。你只是对同事、客户、老板或家人给你施加的压力做出反应。明天就是截止日期了?我猜你要工作到很晚了。

2.感觉和情绪的系统。今天感觉很有创造力?你也许会因此完成很多工作。或者是以前感到很有趣的东西现在看起来却很枯燥?我猜你没有在为此努力。最好的情况是,它是既有趣又自发的。但在最糟糕的情况下,你可能会心碎地看到你在任何事情上都只能取得稍纵即逝的进步,还伴随着一点挫败感。

3.一个自己设计的系统。在这种情况下,你为自己创建了安排工作的准则。情绪和外界压力仍然很重要,但它们不再是决定要做什么、做多少和多久做一次的唯一指导因素。

养成效率系统的习惯就是有意识地在你和即时情绪或者外部因素之间建立一个缓冲。你仍然需要对截止日期做出回应,倾听自己的情绪,但这些并不是你在计划一天时唯一要留心的事情。

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然而,如果你想要你的系统能让你得到解放而不是令你窒息,你需要遵循以下几点:

法则1:你的系统需要适合你的工作(而不是与之相反)。

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任何系统都是根据对你工作的某些假设进行设计的。如果这些假设本身是错的,这个系统可能会产生适得其反的效果。

以“每周/每日目标法”为例,这是我最常使用的系统。这个概念是你有两个清单,一个是每周的待办事项清单,一个是每天的待办事项清单。每日目标需要固定下来:你决定好当天要做什么,并且保持不变(不额外增加),即使你提前完成了任务。

当你有一堆可能会让你拖延但又需要完成的具体任务时,这个系统可能会带给你不错的效果。但如果你能好好坐下来集中精力去做,你很容易就能完成它们,效果极佳。这个方法旨在利用在工作时间提前完成任务的潜在回报来有效地完成工作。

但如果你的任务设定模糊,而且是开放式的,那么这个系统就不能很好地工作。当你的一天大部分时间都是在日程表上的固定时间开会时,情况就更糟了。如果你的每日目标清单只包含一项任务,即“做某件事”,那么它甚至根本就不能作为一个有效系统发挥作用。

因此,在开始运行一个系统之前,一定要问一下支撑它的假设是什么。你的工作需要怎样才能卓有成效?

法则2:系统应该制衡你最坏的发展趋势。

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“GTD方法”(Getting Things Done)背后的指导思想是,如果不把需要做的事情写下来,我们就很容易忘记。尽管这个系统的目的不止于此,但它确实正在试图制衡你“忘了要做什么”这个重要倾向。

“固定时间表效率法”(Fixed-schedule productivity)则可以抵消持续加班的趋势,加班会让你的工作时间渗透进家庭生活。你正在午夜回复邮件,但与此同时,你在晚上会筋疲力尽,工作时也不会那么精力充沛。

“深度工作时间”(Deep Work hours)表明问题主要源于注意力分散,尤其是面对那些感觉像是工作但又不是你主要价值来源的任务。(注:深度工作(Deep Work)是由美国计算机科学教授兼畅销书作家Cal Newport提出的概念,他主张现今社会充满太多令人分心的因素,社交媒体、通讯软件和智能手机等等逐渐削弱我们的专注力,也因此我们更失去深度思考、批判辨别及深度工作的能力。)

当你有一些困难的任务需要优先处理时,“首要任务法”(Most Important Task)会起作用。它假设你最终会选择方便、简单的工作,而不是真正重要的工作。“四象限法”(Quadrant systems)将重点放在重要任务上,而不仅仅是紧急任务,这是另一个确定优先顺序的工具。(注:时间“四象限法”是美国管理学家科维提出的一个时间管理理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。)

把你的一天按“番茄工作法”(Pomodoro Technique)分成一个个 “时间块”,假设问题是工作量太大而无法开始导致的拖延,有强制性休息的小时间块会将你的注意力集中在下一个里程碑上,而不是整场马拉松。(注:“番茄工作法”是八十年代后期弗朗西斯科·西里洛开发的时间管理方法。意指二十五分钟内,只专注在目前正在进行的事项,并用五分钟时间专心休息,接着再次以二十五分钟为单位,专注于一件事情的方法。)

这些方法应对的趋势不一定是相互排斥的。例如,你可以将“深度工作时间”与“番茄工作法”或“首要任务法”相结合。重要的是,这些系统可以平衡你实际面临的问题。一个销售员投入大量的“深度工作时间”可能是没有意义的。

法则3:系统需要一种处理例外情况的方法。

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每一个系统,无论多么精心设计,都会出现“按设定的准则做事却不再有效果”的情况。

因此,你需要的是一种处理准则出现异常的方法,而不需要进行太多特别调整,不然会让原来的系统变得毫无意义。遗憾的是,我们没有办法创建这样放之四海而皆准的准则清单,如果有的话,它们早就包含在初始系统中了。

例如,假设你是一个作家。你今天有一大堆任务要做,但突然间你就有了一个很好的写作灵感。你现在就得开始写,否则你会失去这个思路。这时你应该怎么做?

这种情况下,没有“正确”的答案。对一些人来说,能否获得足够的写作灵感可能是他们工作中主要存在的问题。对他们来说,搁置优先级较低的工作,以便一有灵感就开始写作是有意义的。而对另一些人来说,把时间花在追逐创意而不是去做那些枯燥乏味但又需要做的事情上可能就是浪费时间。

就这方面而言,“正确”的答案其实是培养自我意识。问问自己,我为自己设定的基本规则中的“例外情况”是会减轻还是加强低效的趋势?如果这个例外成为了一项新规则,它会加强还是会破坏我试图创建的系统?

这可能听起来有点吹毛求疵,但我认为,真正成功的系统需要包含许多这样的小例外,这些例外本身就是系统的一部分。使用一个系统不仅意味着要遵循它的基本准则,还要培养处理系统例外情况的技能,使系统更为有用,而不是更没用。

译者:Yoyo_J

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