Slack完整教学与上手心得:找到正确的团队沟通之道

你听过或用过 Slack 吗?过去一年, Slack 这一个团队协作平台服务不仅在国外爆红,在国内我也看过好几个创业团队使用 Slack 来做公司内部的讯息管理,到底 Slack 有什么魅力?它是不是比起Line或 Facebook 或 Email 更能有效率的管理团队沟通呢?我自己今年也有机会在一个专案合作中使用了 Slack 一段时间,我觉得它吸引人之处有三点:

1. 「很有趣」: Slack 里有跟 LINE 或 Facebook 一样易于让公司同事聊天打屁、传送有趣影音图文的功能。

2. 「有效率」:但是 Slack 的频道、群组机制让茶水间的聊天,不会干扰工作的讨论,并且星号与钉选功能让每个同事可以从聊天中记录重点。

3. 「有弹性」: Slack 的架构可以让每一个团队设计出符合自己需求的通讯平台, Slack 的软件则让同事可以在任何地方和公司保持联系。

Slack 与 LINE 的差别

简单的说, Slack 是「团队沟通平台」, LINE 是「即时通讯软体」。

在 Slack 上沟通可以被管理,并转化为有效率的工作流程,而「沟通」和「通讯」的不同,在于前者强调深入的理解,后者着重讯息的传递。

在电脑玩物中我曾经写过:「我们真要用 LINE 谈论公事吗?小心即时反害了工作效率」一文,讨论过 LINE 沟通可能的问题。

里面主要提到的想法是在团队的即时通讯里如何可以公私分流?如何分别轻重缓急的讨论?如何更完整深入的发表讯息?怎么事后管理与回顾所有讯息?怎么清楚的在对话中交派任务?这些问题,在 Slack 中都比 LINE 有更好的解决之道。

而且虽然 LINE 与 Slack 同样可以区分对话群组、搜寻对话内容,但是 Slack 能够根据一整个团队里每一个专案需求开设不同公开频道、或建立少数人的不同私密讨论区,或是一对一的传递讯息、档案、图片与任何资料, Slack 的搜寻、过滤与回顾历史讯息的功能更强于一般的通讯软件。

Slack 是什么?有什么主要特色?

Slack 是一个帮你架设「团队内部通讯平台」的免费服务(对小型团队来说 Slack 免费版就可以满足需求),我们可以在 Slack 中架设自己公司部门内的独立通讯系统,而如果我和不同团队合作时,我可以在不同团队之间的 Slack 通讯平台做快速切换。

就像是一个团队在运作时,需要一个公开的布告板,一个闲聊的茶水间,针对一些计划必须各自开说明会、讨论会,而每个专案小组的成员又不时需要闭门开会,这时候,这些沟通分组要怎么样才会简单又有效率? Slack 就能帮助团队解决这个问题。

它让团队之间的沟通变得更加有条理,但是同样简单即时,而且甚至更有趣。

我从自己这段时间使用 Slack 经验中,归纳出以下几点特色:

1. 在大团队中分子频道、开私群组: 

Slack 可以在一个团队通讯网路中,依据不同专案需求开设不同的讨论频道,让讯息分流,而机密的谈话则可以开设私密子群组让特定人加入参加闭门会议。

2. 即时讨论、延迟讨论:

透过前面的讯息分流分组, Slack 可以减少实体会议与麻烦邮件,不同的频道或群组裡可以随时展开会议,甚至让成员在任何时间加入讨论。

3. 搜寻重点,历史回溯: 

Slack 免费版可以搜寻最近的 10000 则讯息,并且任何新成员加入后都可以回溯每个频道之前的历史讯息内容,衔接讨论进度。

4. 资讯共享,任务指派:

频道是对所有团队成员公开的,所以每个人都能知道团队裡不同的意见、资料与进度,让资讯共享,更进一步 Slack 可以在讯息中指名对象,可以利用来指派任务,或是让每个成员追踪与自己有关的讨论或讯息。

5. 强化互动,不干扰工作:

整个 Slack 平台让团队的沟通可以开诚布公,促进交流互动。但是 Slack 上的分流机制又让每个人可以决定自己要专注的讨论,让沟通不会干扰工作。

这就是为什么很多专案管理团队都喜爱 Slack 的原因。

不过 Slack 突破性的团队沟通设计,或许对第一次接触的使用者来说会有点摸不着头绪,所以下面我也以自己的上手经验,来分享如何入门 Slack 的重点教学。

如何上手 Slack ?重点步骤教学

1. 建立团队 Slack 平台,邀请团队成员加入

Slack 的注册方式与众不同,请先记住, Slack 的目的是「让我们打造一个团队内部的沟通平台」,是优先给一个团队来使用的(当然,我也看过个人使用 Slack 来收集或整理资料)。

打开「 Slack 网站」,首先我们要为自己的团队建立独立的 Slack 沟通平台网址,在「 Company name 」栏位输入网址名称后,才是在「 Email Address 」注册自己的帐号,这样这个团队沟通平台就架设完成了。

那么如果是要加入别人已经架设好的 Slack 团队平台呢?那就输入对方给你的沟通平台网址,然后用自己的帐号注册,只要对方已经邀请你,就能加入这个团队中。

我们也可以在 Slack 中随时切换不同的团队沟通平台。

2. 什么是频道?私讯?私密群组?

Slack 核心设计之一就是帮团队沟通做讯息分流,所以在 Slack 裡有三种通讯分组方式:

频道( Channels ):针对不同专案或主题的公开讨论,对所有团队成员公开,团队每个人可以自由加入,讨论公开的意见,发佈公开的佈告

私讯( Direct Messages ):一对一隐密的交谈

私人群组( Private Groups ):针对某件事情或专案的私密讨论

举例来说,在一个公司中我可以根据每个专案开设专案频道,让大家针对不同专案参与讨论,而这是开放脑力,每个团队成员都可以参与。

但有时候我必须找某个专案的设计、行销讨论一些机密时,我就开设一个私密群组,单独把他们拉进来讨论,这个群组在整个公司裡就只有我们三个人看得到。

或者我想特别针对某个成员做沟通,我就会私讯的方式跟他谈话。这些不同的讯息分流,都统一在 Slack 的左方进行管理。

3. 加入、退出、封存频道

频道或私密群组都可以随时加开、随时拉人加入,而成员也可以随时退出。

当一个专案或会议结案后,我还可以封存这个频道,让团队聚焦在目前需要讨论的频道与群组中。

4. 插入长文章、程式码、档案、第三方服务内容

在 Slack 的讯息发佈功能上,拥有比 LINE 或 Facebook 更多元的讯息内容,不只可以发表图文讯息,还可以在讯息中插入长文章、程式码、各种云端服务的档案、各种影音网站的多媒体。

这让 Slack 不只是讯息的对话,更可以是档案交换的平台,甚至深入讨论档案内容的平台。

附注: Slack 可以和很多第三方服务连结,包含 Dropbox、 Google Drive、 Trello、 Wunderlist 等服务,这部分以后有机会我们再深入讨论。

5. 指名讨论(@)

我自己使用 Slack 的过程中,最喜爱的功能之一是「指名讨论」。

例如当我们在专案频道中针对专案激烈思辨,这时候产生了一个结论,这个结论必须由某个成员去执行任务,那么我如何让团队与这个成员有效地在长长的讯息串中知道哪一段讨论跟自己有关,甚至是自己必须负责的呢?

Slack 这里就设计了用「@团队成员」的方式做指名讨论的功能。

而在讨论串中被指名的成员,可以在右方过滤清单裡的「指名给我的讯息」清单中,找到这些讨论段落,这就让成员即使没有及时参与,也能很有效的知道自己要关注的讨论在哪里。

6. 在频道中标记重要讨论段落(Pin)

那么在落落长的讨论频道中,如何让每个人在回顾时可以知道这一个频道裡最重要的讨论在哪裡呢?这时候 Slack 提供了「 Pin 」讯息的功能。

当成员标注( Pin )了某个重要段落后,这段讯息就会出现在这个频道资讯板上的「摘要清单」中,如此一来,任何成员进入这个频道,都可以简单的知道这个频道裡有哪些一定要知道的讨论。

7. 星号备忘清单

Pin 的功能是让所有团队成员都知道每个频道裡最重要的讨论有哪些,而 Slack 还有另外一个「星号」功能则是让各自的成员去收集对自己来说重要的对话。

只要在讯息上打上「星号」(这是只有自己才看得到),那么在右方的星号清单里,就能随时找回整个 Slack 沟通平台上对自己来说最重要的段落,这可能是主管交代的某个任务?同事提供的重要参考资料?或是同事閒聊中自己想要稍后阅读的有趣影片。

8. 过滤讯息

Slack 上的沟通讯息可以分流、可以管理,也能方便的过滤,在右上方的过滤清单中,除了过滤出指名给我的讯息外,还能过滤出整个沟通平台上交换的档案。

或是直接查看最近在每个不同频道裡新增的对话,这样就不用一个频道一个频道打开来看。

9. 深入搜寻

Slack 的讯息搜寻功能也很强大,不输 Evernote 之类的平台,他可以一次搜寻所有频道与群组中的内容,常常我要找出某个对话时,就是统一搜寻来找出。

另外 Slack 还支援搜寻讯息中插入的 Word、 PDF 等文件档案内文,让找出资料更方便。

10.跨平台同步

以免费版的 Slack 来说,同时可以在网页版、 Android App、 iPhone App、 Windows 与 Mac 中安装软体使用,跨平台而且即时同步,虽然以网页版的管理功能最完整,但是其它平台也都能满足团队沟通分流的需求。

小结:一个 Slack 使用案例

最后,你也对 Slack 心动了吗?希望这篇文章可以让还无法摸透 Slack 的朋友,找出它的特色,发现最快上手的管道。而在文章结尾,让我以一个实际的模拟案例,来说明 Slack 在实际应用中如何落实上述的特色与功能。

假设我现在参与一个书籍出版团队,这时候我可以开设一个布告板频道专门用来跟所有同事发布公司行政上的重要流程或公告,接著我开设一个茶水间频道,让同事可以在上面聊天,但是不会干扰工作的频道。

然后依据最近几本重要的书籍专案,我开设不同的频道让参与的编辑、设计与行销一起来讨论和追踪进度,但是因为频道是公开的,所以团队裡其他有兴趣的同事也可以看到内容,并且提供一些他们的意见,促进更多可能的脑力激盪。

接着我遇到必须举办一场新书发表会活动的情况,于是我开设一个私密的群组,把这个活动的参与编辑、行销、工作人员拉进来,在私密群组裡讨论活动规划。

这时候,在某个讨论串裡我想提供某一位同事一个封面设计意见,我可以在留言时特别用「@」标注对方,这样对方可以收到特别通知。或者在某次讨论结束后,主管整理这次讨论的几个重点讯息直接加上「 Pin 」,这样近期内同事进入这个频道就可以从 Pin 清单复习上次讨论里的重要讯息。

透过这样一个简单但有效率的沟通系统, Slack 就打通了团队合作上的任督二脉了。

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