融合印象笔记和 DEVONthink,知识管理新选择:Keep It

说起知识管理类 app,大家对Evernote(印象笔记)和 DEVONthink 会比较熟悉,这两款产品也代表了这个领域入门和进阶的最佳选择,但是它们显然也不能满足所有用户的需求。这个时候,很多处于中间地带的产品就孕育而生了,Keep It 就是其中之一。和 DEVONthink 一样,Keep It 也是一款 iOS 和 macOS 平台上的文档管理 app,但是拥有更明朗清晰的功能、更现代美观的界面和更统一的多平台体验。

按照知名效率网站 The Sweet Setup 对 Keep It 的介绍,这是一款 Evernote 的最佳替代品,而  MacStories 的主编 Federico Viticci 对它的评价是「一款融合了 DEVONthink 与 Evernote 的产品,不像后者这么臃肿,比前者相比又更多地与 iOS 系统集成,同时比两者都更好看。」

如果你和我一样,没有特别冗杂繁重的知识管理需求,又不满足于 Evernote 孱弱的文件格式支持和结构层级,那么你也应该试试 Keep It,也许它正好能击中你的痛点。

资料搜集

一般来说,「资料搜集」是文档管理的第一步,我们需要将各种各样的资料从不同的来源搜集到同一个 app 中,而其中最重要的两个部分是搜集方式和格式支持。

与 DEVONthink for Mac 和 Evernote 的桌面端相比,Keep It 的搜集方式有点简陋,不像前两者拥有各自的浏览器插件,Keep It 只在应用内提供了一个「添加」的功能,你可以通过这个按钮添加本地文件和网页链接。值得一提的是,Keep It 的「添加」功能在 iOS 客户端和 macOS 客户端上功能和体验几乎一致,不会带来使用上的割裂感。

「添加本地文件」很好理解,你可以将所有类型的文件都添加到 Keep It,都可以通过 iCloud 在多平台之间同步,不过只支持对文本、图片等类型的文件进行预览或者编辑。

「添加网页链接」则支持了 3 种格式,分别为 Web Link(后缀为 webloc)、web archive、PDF(分为单页和分页两种),其中 Web Link 是一种在线格式,打开时需要联网重新加载,而 web archive 和 PDF 是离线格式,可以在离线情况下正常使用。

除了添加现成的文件和网页链接,Keep It 还支持新建 Markdown、富文本、纯文本等格式的笔记,并且可以通过模版来快速添加。

显而易见,Keep It 在桌面端上的搜集方式肯定没有 DEVONthink 和 Evernote 的浏览器插件来得方便,不过也勉强够用了,而在 iOS 平台上,这三者就几乎没什么区别了,都可以通过分享表单或者 app 本身来添加。至于格式支持,Keep It 可以说是完爆 Evernote 了,它对文件格式的覆盖程度甚至可以媲美 DEVONthink。

资料整理

将资料搜集进来后,接下来的一步就是整理了。

Evernote 采用的是「笔记本组-笔记本」的结构,所以只能实现二级层级;而 DEVONthink 就复杂了很多,它通过「Sync Store-Database-文件夹 / 标签」来构成自己的层级。DEVONthink 和 Evernote 的标签都是可以无限嵌套的,但只有 DEVONthink 的文件夹支持无限嵌套,Evernote 并不支持。

是不是已经看晕了?我们再来看一看 Keep It 的结构层级。Keep It 的文件整理形式主要有两种:Folder(文件夹)和 Bundle(捆绑包)。文件夹可以嵌套文件夹和捆绑包,其中文件夹可以无限嵌套,而捆绑包不行,捆绑包只能单独存在或者包含于一个文件夹之下。

文件夹与捆绑包的另一个区别是文件只能放置在一个文件夹下,但是能放置于多个不同的捆绑包下。这样一来,我们就能利用捆绑包来整合不同文件夹中的文件。如下图所示,我将「ufunc 函数」这个文件放到不同的捆绑包后,我可以在「Show in」菜单下看到它的不同位置。

除了文件夹和捆绑包,Keep It 还加入了 Tag(标签)和 Label(标记)。对于标签,大家应该都很熟悉了,在大多数的知识管理 / 文本编辑器 app 中都有这个功能,你可以使用标签来为文件添加分类信息,同时一个文件可以添加多个标签。不过需要注意的是,在 Keep It 中标签是不可以嵌套的,所有的标签都属于同一层级。

标记这个功能对于 Evernote 用户可能有点陌生,不过 DEVONthink 也是有这个功能的。虽然意思上 Label 和 Tag 很接近,但是两者在用法上有很大的区别。针对一个文件,你可以为它打上多个不同的标签,但是你只能将它打上一个标记。除此之外,Tag 只能在文件夹 / 标记的详情列表以及文件详情页看到,而标记直接出现在侧边栏中,通过分配的颜色可以非常方便地找到对应的文件。

除了基础的分类和归纳,Keep It 也提供了过滤的功能。你可以通过文件名、文件类型、来源、标签、标记、创建时间等条件进行筛选,匹配的所有文件都可以通过保存在侧边栏的「已保存的搜索」来快速调取。Keep It 的筛选条件虽然不及 DEVONthink 来得及那么丰富,但也远远超过了 Evernote 的数量。

资料搜索

当搜集的资料都已经整理好之后,我们就需要通过合理的方式来调用它们。除了用按图索骥的方式从文件夹或者捆绑包中去找文件,我们更倾向于用搜索的方式更快地找到目标文件。

Keep It 除了支持对文本文件进行搜索,还支持对 PDF 和图片中的文字进行搜索。除了系统默认支持的英文,你还可以在设置中为索引选择不同的语言或者字母体系,甚至还可以自己手动导入语言文件。

根据我这段时间的测试,Keep It 对文本文件、离线网页文件(web archive)和 PDF 都有较好的中文 / 英文支持,但是对在线网页文件(webloc)和图片中的中文 / 英文都有点无可奈何。不过我想这对大多数人来说,已经可以满足基本的需求了。以下图为例,我对同一个文件(web archive 格式)中的中 / 英文内容进行了搜索,结果都可以成功获取到结果。

为什么选择 Keep It?

花钱的事,不谈需求都是扯淡。虽然本文的目的是向大家推荐 Keep It 这款 app,但是我还是希望大家能先理清自己的需求。

如果你是一名热衷于搞学术的学生,或者科研工作者,那么我更加推荐你去购买 DEVONthink。首先,DEVONthink 拥有更多的结构层级和更丰富的过滤参数,这也就意味着它可以满足你更深层的知识管理需求;其次,DEVONthink 拥有更强大的搜索功能,可以对搜索结果按相关性排序,并且在更新 3.0 版本后更好地支持了中文搜索;最后,DEVONthink 除了 macOS 和 iOS 版本,还提供了网页版,对于日常学习或者工作中要频繁使用 Windows 电脑的人来说无疑更加友好。

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如果你不想花钱,又极度依赖 Evernote 的网页剪藏工具,以及它与第三方工具/服务的联动性,那么不妨安心地留在 Evernote。至于印象笔记(Evernote 中国特供版),在它完成整合一连串的新功能之前,个人并不推荐新用户入坑。

关联阅读: 用平凡的工具创造精彩,这些印象笔记的实用技巧值得一试

剩下的人,那么应该就和我一样了,既用不上 DEVONthink 如此强大又复杂的功能(当然还有高昂的价格),又不满足于 Evernote 多年的碌碌无为,Keep It 就是为我们准备的,功能开箱即用,上手门槛极低,多端体验一致,iCloud 无缝同步……

尾巴

在这篇文章中,我从资料搜集、资料整理和资料搜索三大方面对 Keep It 做了一个初步的介绍,希望能让之前不了解 Keep it 的朋友对它有一个大致的印象。在接下去的文章中,我将具体介绍 Keep It 的应用场景和配置方式,通过这个方式来深挖这个 app 的细节,敬请期待。

Keep It 可以在 App StoreMac App Store 免费下载。iOS 版本为订阅制,价格为 10 元/月或者 68 元/年;macOS 版本可以花 328 元买断,也可以以 17 元/月或者 138 元/年的价格订阅。

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