不用「文件夹」分类,如何只用标签让搜索笔记更高效

Matrix 精选

Matrix是少数派的写作社区,我们主张分享真实的产品体验,有实用价值的经验与思考。我们会不定期挑选 Matrix 最优质的文章,展示来自用户的最真实的体验和观点。

文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。

日常工作中经常会出现这样的情况:

  1. 小张怎么也想不起来上次收藏的一篇健身饮食相关的文章,到底是在印象笔记的「健身」分类下,还是在「健康」或者「饮食」分类下,跨分类的文章太多,小张感到头秃;
  2. 小李用标签管理文档,但是每次查询标签时,总是犹豫到底应该搜索 时间管理 还是 效率 ,亦或是 工作流 ,标签实在太多,小李很恼火。

这两种情况都属于因整理方法不科学,而给检索时造成了麻烦。

检索分类的难题

在正式介绍整理方法前,不得不先声明一个事实: 完全无重叠的分类是不可能实现的。

以小张为例,小张是一个健身教练,他在「健身方法」分类下有教会员如何管理「睡眠」、「饮食」和「健身动作」,同时小张也热爱生活,他在「生活」分类下有「财务知识」,并在「睡眠」和「饮食」里记录自己的睡眠和饮食习惯。这就造成了「睡眠」和「饮食」同时存在于个人生活和健身方法两个分类里。

像小张这样的情况几乎不可避免,分类作为一种整理方法,就免不了出现上图中重叠的部分。

什么是分类? 分类就是预先设计好一堆插槽,再把不同的东西分门别类放进对应的插槽里。

小张在检索「饮食」相关的内容时,他的分类系统失效了,同一个东西可以属于不同插槽。小张此时必须用「个人生活 + 饮食」或是「健身 + 饮食」的扩展分类形式才能得到想要的结果。由此可见, 分类失效最简单的解决办法是扩展分类 ,比如增加两个子分类「生活饮食」和「健身饮食」。但是由于文档日积月累,这种小分类越来越多,越来越难管理;而一些分类里只存了 1、2 篇文档,根本没必要单独开个分类。

小张的头秃越来越严重了,为了帮助像小张这样的分类困难症,人们想出了两种不同的办法:

  1. 用标签解决重叠部分: 比如 饮食 就可以作为标签,在「健身」分类下的文章如果贴着 饮食 就代表它属于健身相关的饮食,同时这个标签也可以贴到「个人生活」下的文章里。
  2. 通通用标签:个人生活 变成标签,一篇文章如果同时贴有 个人生活饮食 ,那它就是生活方面的饮食,不是健身的饮食知识。具体的做法会在后面章节讲解。

遵守使用原则

不管哪种方式,即便有了标签和分类的双管齐下,也要有使用的原则,否则滥用的结果比不分类更麻烦。这回我们从原点出发,先思考一下人类检索信息的方式。

通常检索信息有两种方式:

  1. 通过树形的层级体系,自顶向下一层层检索;
  2. 通过碎片的记忆,用关键词和关联性,自底向上检索。

基于这两种常见的检索方式,我们可以约定一种分类和标签的使用原则:

  • 谨慎扩展新分类,分类之间尽量不重叠
  • 标签尽量不可拆分,标签之间组合使用

分类的创建成本高,检索成本低,所以分类只有数量少,重叠部分少,才能提高自顶向下查找的命中率。

标签的创建成本低,但是检索成本高,所以标签可以是跨类别的,标签越具体,组合越丰富,关键词命中率越高。

基于这两种原则去管理分类和标签,就可以保证你的检索体系不崩溃的同时,检索效率最高。比如我先搜索「健身」分类,发现文章太多,于是我加上饮食相关的标签,就可以轻松过滤掉大部分信息。标签越具体,组合越详细,过滤效果越好。

另外,假设我只记得文章的模糊内容,也可以直接搜索标签或内容。

完全标签化的思路

现在流行一种管理方式,抛弃分类,完全用标签管理。拿印象笔记为例,在这篇 《Using Evernote (the right way)》 的文章中,作者抛弃了常见的笔记本分类法,完全用标签来整理笔记。笔记本只保留「收件箱」、「收藏夹」和「废纸篓」。这种方式免去了整理笔记本的麻烦,但同时,造成了检索时必须依赖标签的局面。作者为了解决这一难题,提出了一种被我称之为 「给标签分类」( 原文是 Organize Tags) 的做法。其实给标签分类的做法非常常见,以  豆瓣 为例,你肯定见过下边的标签分类方式:

这种方式的好处就是: 你既可以直接在搜索栏搜索具体的标签,也可以通过标签分类先筛选出标签,再点击标签明层缩小筛选范围 。这就解决了标签不好逐层检索的问题。

仍然以印象笔记为例,我们该如何改造它,使之成为完全标签化的系统呢?

首先,把现有笔记的标签归入对应的父类标签。比如新建一个 信息管理 ,然后把 项目管理时间管理思维导图信息检索 全部拖到 信息管理 标签下,使之成为父标签。

之后,按照「我是谁,从哪来,到哪去」的原则补充所有遗失的标签。

  • 我是谁,笔记属于哪个知识点、具体的知识类型
  • 从哪来,笔记的来源,如果是网页剪藏,印象笔记会自带来源信息
  • 到哪去,笔记的用途,比如进行中的某个项目

这样,一篇笔记的标签看起来是这样:

这里的来源我直接使用了印象笔记自带的信息。标签的用途如果不明确也可以忽略。知识点要遵循具体,尽量不可拆分的原则。父类别标签的存在,是为了避免开头中小张遇到的问题:标签太多时检索无从下手。文章有了父类别标签,你就多了一种筛选笔记的方式:直接在标签管理界面点选父标签来缩小筛选范围。

完成了这些,我们下次检索笔记,就可以用两种方式:

  1. 通过父标签 > 子标签的方式逐层检索
  2. 通过搜索框输入标签名直接检索

如果你不是印象笔记用户,也可以采用一些迂回的手段,比如建立一张 标签父子关系 的笔记,来作为查找目录。

看到这里你也许已经发现,这种完全标签化的方式其实只不过是把分类变成了标签,它同样存在父标签之间范围重叠的问题,所以一样要遵循前文的分类和标签的使用原则。

小结

本文先分析了检索分类的难题——分类之间的重叠造成添加和检索时的不便。之后按照分类和标签两种归类方式的区别,提出了创建和使用分类、标签的原则,即 谨慎分类,组合标签 。之后介绍了一种完全标签化的管理信息方式。它的本质仍然是通过分类 + 标签的组合,提高检索效率。

希望本文对你有所帮助,也欢迎在评论区留言发表你的观点。

> 下载少数派客户端、关注 少数派公众号,发现更多实用技巧 :cool:

> 特惠、好用的硬件产品,尽在 少数派 sspai 官方店铺

我来评几句
登录后评论

已发表评论数()

相关站点

+订阅
热门文章