如何写一份年终总结 1.0

从工作到现在,已经写过很多次“年终总结”了,我自己一直痛恨把“年终总结”写成“流水账”。因为在我看来如果把“年终总结”写成“流水账”是一种思维懒惰的表现,是对自己和工作的一种不负责。所以每年为了避免把“年终总结”写成“流水账”,我不断的在学习、思考和寻找更好的方法。下面记录的是我2019年写“年终总结”的心得,希望明年能让自己做的更好。

我们一定要知道“年终总结”它是一种“思考”,而不是一种“形式”,所以最忌讳提笔就开始写。在真正的开始写“年终总结”以前,我们实际上需要经历很多的思考和信息的收集,“写”只不过是呈现我们思考结果的最后一步而已。

因此写“年终总结”,我主要分为两个部分,第一部分是“构思”,第二部分是“写法”。

一、构思

关于“年终总结”的构思,我使用的是“TCS”模型。

1. T(tone)——基调

“基调”——我们需要弄清文章的“主要思想”。文章以“基调”为王,基调对了,写起来事半功倍。基调错了,写的再多,也都是废话。就像在大海上航行的船,如果方向错了,永远也到不了彼岸。所以一开始弄清文章的基调,就是弄清我们的方向。

那么“年终总结”的基调是什么呢?

是有“深度”。我见太多人,把“年终总结”写成“流水账”,把自己这一年到头做过的每一件事挨个罗列,然后从头到尾讲一遍。其实我们每个人的工作领导都了如指掌,那他为什么还要在一年的末尾听你说一遍他已经知道的事情呢?领导实际希望听到的是你的“分析能力”,希望我们能从对工作的感性认知,上升到理性的规律性的总结,从而协助他对未来做出更正确的决定。

所以,与其说“年终总结”是回顾,不如说是对未来的行动指南。正确的“年终总结”会将工作成果写出意义,会提供一线的经验和不同的视角。会在罗列了贡献以后,找出问题或机遇,以及怎样解决这个问题或抓住这个机遇。

2. C(content)——内容

“内容”——我们需要切换我们叙述视角。我们在写文章时,通常有一个惯性就是站在我们自己的角度去叙述事情,但是“年终总结”写出来不是给我们自己看的,那么我们就需要在动笔之前先思考几个问题,如:

  1. 对方为什么要看?
  2. 对方在意或关心的点在哪里?
  3. 这些点哪些重要?哪些不重要?
  4. 我该如何使用对方能听懂的方式去叙述这些点?

要知道在职场当中,没有人有义务看完你写的东西。所以,你写的东西能不能吸引别人看完,或是体现你自己的价值就看你有没有认证的去思考。另外,我们还需注意的是不同的人、部门、角色关心的点是不一样的,这就需要根据具体情况,在具体分析和识别对方想要看什么。

3. S(structure)——结构

“结构”——我们需要将文章搭建成一个“金字塔”结构,让我们的文章重点突出、思路清晰、方便理解。所谓“金字塔”结构,简单的来说就是调整文章思想和句子的表达顺序,先表达主要的、抽象的思想,然后再表达次要的、为主要思想提供支持的思想。

以下是“金字塔”结构的思维导图。纵向上,上层思想是对下层思想的总结,下层思想是对上层思想支撑。横向上,同一个层次的思想,必须都在相同的逻辑范畴之中。

PS:关于“金字塔”结构,我这里只是做了一个简单的阐述,感兴趣的朋友可以去看看《金字塔原理》这本书。另外,要想熟练的使用“金字塔”结构来构思文章,需要做出大量的刻意练习,否则我们很多时候还是会按照我们已经养成的思维惯性去构思。

二、写法

关于“年终总结”的写法,我主要浓缩为下面的这张思维导图。其实就是问自己“四个问题”,而这四个问题随便在网上就能搜到,我觉得能回答“清楚”这“四个问题”就已经很不错了,所以不用再另辟蹊径。

1. 做了什么事情?

关于“做了什么事情”是体现我们这一年当中所做出的贡献与价值的部分,这一部分当中我们需要表达出我们对公司的“功劳”与“苦劳”分别在什么地方。

在“功劳”方面,因为不同的职业绩效考评是不一样的,我这里只表达“to B”产品经理的功劳体现方法(因为我自己本身是“to B”产品经理)。

我分为三个部分:

  1. 对“内部”来说,我们需要体现的是我们对于整个部门积累了什么样的经验,这些经验对未来的什么项目会有帮助。
  2. 对“客户”来说,我们需要体现的是我们为客户创造了多少的收益。
  3. 对“客户的客户”来说,我们需要体现的是我们帮助客户的客户实现了什么样的一个终极价值。

以上这些都需要我们自己根据实际情况,去体会和总结的。“功劳”部分的内容会直接体现我们对于业务和项目的理解深度,所以这部分一定要重视,要明白这种思考既是体现我们的价值,也是让我们回头重新思考我们到底在做什么的一个好机会。

在“苦劳”方面,这里只说一下需要注意的地方,就是我们在PPT上体现“苦劳”的时候,千万不要只放“数字”。因为“数字”是不会让人产生“差异”感的,所以我们一定要搭配“图表”来体现我们的工作量和工作占比。

另外,在幕布上播放PPT的时候,大家观看的距离不会像坐在电脑面前那么近,所以“数字”什么的就不要期望有人能看的清楚了,而“图表”就不一样了,无论多远,都能通过颜色、大小、高低、长短轻易的看出来。

2. 遇到什么问题?

关于“遇到什么问题”是体现我们作为业务或项目的一线参与人员发现了什么样的一线问题,同时这也是我们要资源、提要求、划界限、讲条件的部分。所以这部分一定不能只是傻傻的提提问题,一定要通过这些问题向领导表达我们的实际难处并向领导争取一切能够提供的资源。

3. 收获了什么东西?

关于“收获了什么东西”是拓展我们业务机会的部分。这部分的话,我会把它当成是介绍我所涉及的知识面和业务面的机会,然后告诉大家如果手上在做的项目有涉及到我所了解的部分的话,可以来找我,我会很有兴趣和大家一起来讨论和研究。

4. 计划做什么事情?

关于“计划做什么事情”是体现我们计划能力的部分。

但怎么计划呢?

肯定不能是我们想做什么就做什么,而是需要一些“线索”来进行指引。那我自己的话,把“线索”主要分为“公司”层面和“自身”层面。

“公司”层面的话,我们需要向上级了解“公司”未来的发展战略是什么,以及公司对我们的“岗位”定位是什么。然后在根据公司战略和岗位定位来计划我们未来的发展方向。

“自身”层面的话,我们需要从三个方向来分析:

  1. “项目”,我们需要了解公司明年有没有什么新的项目需要我们提前了解什么样的新知识或学习什么样的新能力。
  2. “职级”,我们需要明确自己明年是否想要晋升,如果想的话,就需要了解下一个“职级”对比现在需要有什么样的新能力,然后根据不足的地方去进行计划提升。
  3. “岗位”,我们需要不断分析我们自己的岗位的核心能力是什么,然后对照自己目前的能力来看是否还有做的不足的地方,对于这些不足的地方,我们计划怎么去提升。

以上,就是我这次写“年终总结”的一些心得,明年有新的心得的时候,我还会持续更新:)

本文由 @徐三刀 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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