回炉重造的提醒事项 App,能否成为我们的主力任务管理工具?

曾经有一张很出名的图,在 App Store 里搜索关键词「todo」,会出现一大堆图标都是「对勾(:white_check_mark:)」的应用。

为什么有这么多任务管理工具?

做一款基础任务管理工具的门槛是很低的,部分开发者可能只是练练手,或者满足自己的个人需求,就把应用做出来了。

但是随着我们对任务管理认识的不断进化,会发现,真正要做一款进阶的任务管理工具的门槛是很高的。而且,这些门槛是由 OmniFocus、Things、Todoist 这些老牌工具一步一步搭建起来的。

曾经被作为基础任务管理工具标杆的提醒事项(Reminders),在这次 WWDC 上获得了一次闪耀的展示,并且有了全新的设计。回炉重造后的提醒事项,能否挤进这个行列里面呢?

提醒事项应用(Reminders)

新版提醒事项应用的变化

苹果副总裁 Craig Federighi 在发布会上称,这是一次彻头彻尾的重写,新版提醒事项将变得更智能、强大、和易用。

更具体一点说,新版提醒事项主要做了两件事:

  1. 追赶主流任务管理工具
  2. 加入自己的特色功能

追赶主流任务管理工具

发布会上提到的很多新功能,实际上早已是其它任务管理工具的标配。提醒事项的这次翻新,主要是补齐短板。

主界面加入了 4 个智能列表,可以通过「今天(Today)」「计划(Scheduled)」「全部(All)」「旗标(Flagged)」这 4 个维度来过滤任务:

智能列表

支持了列表组以及任务组这两个非常基础的功能:

列表组和任务组

列表可以自定义图标和颜色。我曾在《 颜色与身份 | 效率思维 》中写过颜色对于任务管理工具的意义,它可以帮助我们厘清任务和身份的关系,提供更直观的视觉区分效果。并且把这种思维用在所有 App 上,让自己在跨应用之间也有连贯的思路去处理事务。

自定义列表图标和颜色

可以对任务打「旗标」,组织任务多了一个维度。不过比较奇怪的是,以前的「优先级(Priority)」功能并没有被取消。

旗标

旗标是更容易被接受的功能,因为只需要判断「重要」和「不重要」两种情况;而优先级判断起来则有 4 种情况——「不优先」「优先级 1」「优先级 2」「优先级 3」,需要设定的规则更复杂。

优先级功能应该会在后续的版本中逐渐取消,或者就像 iTunes 的星级评分功能那样默认不显示,通过设置菜单来开启。

新增快捷工具栏,可用于快速添加日期时间、地点、旗标、图片文件等属性。

快捷工具栏

以上提到的「新」功能,都是主流任务管理工具早已具备的。新版提醒事项做的,就是在追赶它们。

加入自己的特色功能

除了追赶的部分,提醒事项也加入了一些有特色的新功能。其中包括:

短信联动

短信联动是新版提醒事项最有特色的新功能,也是第三方应用不可能获取到的系统权限。

在任务中关联了一位联系人后,当我们和这位联系人通过短信应用聊天,提醒事项就会发送一条通知,提醒你完成关联的这条任务。

将任务关联到联系人

回想我们工作的情景,其实很多任务都是基于「和某某沟通」这种方式。短信联动非常恰当地将任务提醒还原到沟通的情景中,是很实用的一项功能。

不过比较可惜的是,短信联动只在系统自带的短信应用中有效,目前还不能用在微信、Slack 等第三方应用里。基于隐私的考虑,以及苹果较少在内置应用中联动第三方应用的历史,我猜测这项功能不太可能会开放给第三方。

自然语言识别

虽然一些第三方工具已经支持了自然语言识别,但它仍不是所有主流工具的标配,所以将自然语言识别放在了特色功能里。

支持自然语言识别,可以提升我们添加任务的效率。比如当任务有多种属性时,包括日期、时间、地点、循环状态等,全部用按钮和二级菜单来添加操作效率就会低很多。而自然语言可以使用「每周三上午 8 点 离开家时 倒垃圾」这样的一句话来搞定。

提醒事项应用目前支持的自然语言有:日期、时间、循环、地点。输入后会显示在键盘选字栏,选择后自动填充到任务属性里,并自动删除文本框里的字符。

将任务关联到联系人

不过提醒事项的自然语言支持并不是很完善,比如不支持添加旗标、关联联系人(短信联动功能)、移动到其它列表等;也不支持像 Todoist 那样使用非常简短的缩写来添加,比如「tom」「sun」「ev」等。

Todoist 可以使用非常简短的缩写

注:在 iOS 13 DP1 中,中文的自然语言识别存在一些 bug,包括填充后不会自动删除,部分语法(地点、循环)不支持等。

今日小报

我曾用快捷指令做了一个「早安助理」,其中有一项,就是播报当天的剩余任务。

提醒事项也推出了一个相似的功能,藏在了系统的设置里,可以设定一个时间,推送当天的任务列表。

今日小报

比如你可以设置为上班时间,到达公司后,拿起手机快速扫览当天的任务。

Rich Link(富链接)

Rich Link 是一种近几年在社交网络上比较流行的技术,可以自动抓取链接的标题、题图、摘要、和网站图标,并显示成卡片的样式。包括苹果的系统应用(短信、备忘录)都在使用。

在 iMessage 中发送链接,会变成 Rich Link

旧版提醒事项其实是支持 Rich Link 的,但新版的显示效果更好。可以显示成大图或小图,地点、人物等属性也有专门的样式。

提醒事项中的 Rich Link

我们在下周会有一篇专门针对 Rich Link 的科普文章,带大家了解 Rich Link 的发展历史,以及它如何影响了对待传统链接的看法。感兴趣的读者可以留意一下。

小结:特色功能只是锦上添花

短信联动、自然语言识别、今日小报、Rich Link,其实都不是任务管理工具的必备功能,它们主要的作用,还是为任务管理工具锦上添花。

不过,距离一款真正出色的任务管理工具,提醒事项其实还缺一些东西。

距离一款出色的任务管理工具,提醒事项还缺什么?

通过前面的介绍应该能看出来,提醒事项即使在已有的功能上面,也做得还不是很完善。比如过滤条件不能自定义的智能列表,语法有限的自然语言识别。

如果提醒事项真的想要替代主流任务管理工具,我认为还缺少下面这些功能:

能够应对任务管理的不同阶段

任务管理是有阶段的,任务的数量决定了我们对任务管理工具的需求:任务量少的人,直接记在脑子里就行;任务量稍多的人,需要用基础的 App 或纸笔来辅助记忆;任务量非常多的人,则需要有更进阶的任务管理工具来梳理自己的任务。

以提醒事项现在的功能结构,应付前两种情况是绰绰有余的,也就是任务量很少和任务量稍多的情况。一旦任务量真正多了起来,提醒事项就显得捉襟见肘。

首先是不支持标签和自定义过滤,这会让我们在查看具体情境的任务时,多很多重复的操作,也多了很多无谓的干扰。比如我要找到所有「需要在电脑上完成的任务」,常规操作下,我要将每个列表一一打开,全部审视一遍,才能找到这些任务。而在 OmniFocus、Todoist 这类支持标签的工具里,点一下标签就能查看所有同类的任务。

自定义过滤也是同理,它能自由组合筛选任务的条件,比提醒事项默自带的智能列表灵活得多。

Todoist 的标签和自定义过滤

其次是协作功能不完善。无论从官网的更新信息,还是任务的属性设置里,都没有看到指派人功能。这也就意味着加入到共享列表里的任务,会变成所有人的任务,又增加了干扰。 1  

Todoist 的指派人功能

对于复杂的个人任务管理来说,标签和过滤是必备的功能;对于多人协作的任务管理来说,指派人也是必备的功能。提醒事项在这两点上都没有做到。OmniFocus 和 Todoist 这些任务管理工具之所以受到很多进阶用户的喜爱,正是因为它们能够自如地应对复杂的任务管理。

完善的快捷键

无论是 Mac 版还是 iPad 版,提醒事项的快捷键支持都非常匮乏,Mac 版甚至还不如网页套壳的 Todoist。这已经是一个老毛病了。它会严重影响我们添加和编辑任务的效率,比如输入备注、URL 等内容,移动任务、列表等操作,都需要依赖光标来点击操作。

匮乏的快捷键

此外,提醒事项也没有全局添加任务的快捷键,无法在其它应用里快速添加任务,保持操作的连贯性。

Todoist 的全局添加

目前我们可以借助Type to Siri 来曲线实现,或者使用 LaunchBar、Keyboard Maestro 等工具来简化操作。

收集和整理,也是任务管理中重要的两环。如果没有完善的快捷键支持,我们会常常在这两环中碰壁。

结语:提醒事项的定位

如果从应用本身对比,提醒事项还不是这些老牌工具的对手。我们热爱这些第三方 app 的理由也依然成立——Todoist 的全平台支持,过滤功能,以及云属性;Things 的设计和细节;OmniFocus 的透视,以及对 GTD 的践行。

提醒事项 app 在这里面能分到的,仍是需求比较简单的那些用户。

不过提醒事项的重写只是第一步,当年的备忘录应用也不是第一次更新就收揽了大批忠实用户,而是多次更新后才慢慢积攒起来的用户量,所以苹果肯定会对提醒事项持续改进。部分用户也会对原生应用有特别的好感,比如不用付费、少装一个应用等原因。相信两三年后,提醒事项也能建立起像备忘录那样的地位。

此外,总是会有人在追逐新出的任务管理工具。一方面是追求新鲜感,另一方面也有可能是对任务管理的认识很单薄。他们实际上只需要几个简单的列表,和一个好看的 UI 就行了。任务管理到底做得怎么样,他们并不关心。

我们对任务管理的认识是不断进步的,从个人管理,到团队协作,再到云端服务化。进入这一块战场的门槛将会越来越高,提醒事项还要加油。

注:本文测试的提醒事项基于 iOS 13 DP 1,如果之后的版本有所变化,会更新到本文里。

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